Приказ о назначении ответственного за кадровое делопроизводство. Взаимодействие делопроизводителя и юридической службы организации

Законодательством устанавливается, что пока работник занят по трудовому контракту, его трудовая должна храниться на предприятии, которое является его работодателем. Так как данный бланк считая БСО, необходимо правильно организовать учет поступления книжек, их хранение, и выдачу. С этой целью руководство субъекта должно издать приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.

Все трудовые, поступающих на предприятие и работающих людей, должны храниться в специально оборудованном для этого месте. За порчу или утерю данного бланка компания, а также ее руководитель, несут соответствующую ответственность. Ведь в этих документах отражается вся необходимая информация для установления работнику пенсии в будущем.

Поэтому директор организации создать все условия для правильной работы с трудовыми на предприятия. А так как у него помимо этого много других ответственных дел, руководитель выбирает должностное лицо, которому на основании изданного распоряжения вменяется ведение учета бланков трудовых.

При этом ответственность остается за руководителем, а выбранное лицо, отвечает за учет трудовых только внутри конкретного хозяйствующего субъекта. Именно он будет принимать у работников трудовые, правильно вести их учет, вносить соответствующие документам-основаниям записи, и выдавать их при увольнении сотрудникам компании.

Внимание! В случае неисполнения им своих обязанностей или исполнения их не в полном объеме, он будет отвечать перед руководством компании на основании изданного приказа о назначении этого сотрудника ответственным.

Можно ли обойтись без ответственного

Руководитель в соответствии с нормами законодательства должен назначить ответственного за ведение трудовых или же взять эту обязанность на себя. Такие требования указаны в Правилах ведения трудовых книжек.

Таким образом, необходимость установить ответственное лицо закреплено законодательно.

В случае, если оно все же не было назначено, то в соответствии с КОАП будет наложен штраф, размер которого будет достигать 50 тысяч руб. При этом данное наказание накладывается не на должностное лицо, а непосредственно на организацию.

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства.

Сегодня вы узнаете:

  1. Кому передается кадровое делопроизводство;
  2. Юридическое оформление назначения делопроизводителя;
  3. Права и обязанности кадровика.

Назначение ответственного за кадры

Назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства – это необходимая процедура для любой организации или индивидуального предпринимателя, у которых есть работники. Лицо, выполняющее функции кадрового делопроизводителя, занимается практически всеми вопросами, связанными с трудоустройством работников, их деятельностью, правами, обязанностями, увольнением.

Обычно такое назначение требуется только в больших организациях, так как работодателю с небольшим штатом выгоднее оставить эти функции за руководителем.

Кадровое делопроизводство передается человеку, который обладает соответствующим опытом. Также это может быть юрист, секретарь, менеджер управления, заведующий хозяйством.

Совершаяназначение делопроизводителя, нужно обратить внимание на такие качества соискателя, как внимательность, устойчивость к различным стрессам и коммуникабельность, так как именно этот работник скорее всего, будет основным связующим звеном между трудовым коллективом и руководством.

Итак, существует 3 основных варианта возложения полномочий кадровика:

  • На руководителя организации, например, директора;
  • На действующего работника организации, путем расширения его полномочий;
  • На принимаемого для работы нового работника.

При этом тип назначения зависит от того, какие задачи при организации работы ставит руководитель. Если ему необходимо лишь составление небольшого количества документов по движению кадров и подготовка табеля, то можно ограничиться расширением собственных функций или наделением дополнительными полномочиями кого-либо из работников.

А вот если необходимо организовать разработку новых должностных инструкций, проведения множества инструктажей, обучения, современных тренингов, то следует принять на работу сотрудника, который будет полностью заниматься вышеуказанными вопросами, иначе добиться эффективного управления коллективом будет невозможно.

Юридическое оформление назначения на кадровое делопроизводство

  1. Расширение полномочий руководителя организации . Учредитель организации может издать отдельный приказ о возложении на руководителя функций кадрового специалиста. Хотя обычно такое оформление не требуется. Исполнительный орган предприятия, такой как директор, может просто самостоятельно заниматься кадровыми вопросами без дополнительного документального оформления. Это возможно, потому что руководитель – лицо, по умолчанию ответственное за любую деятельность организации, которое может самостоятельно заниматься любым направлением ее деятельности.
  2. Расширение полномочий иного работника организации уже потребует подготовки и принятия нескольких важных документов. Первое, что нужно сделать – это оформить дополнительное соглашение к и внести изменения в должностную инструкцию. Подписанное дополнительное соглашение будет означать, что работник согласен со своим новым назначением, а должностная функция о том, что ему известны все его новые обязанности, права и ответственность. Далее, принимается приказ о назначении на должность, в котором указывается размер ставки, размер доплачиваемой заработной платы за выполнение кадровых функций.
  3. Прием на работу нового сотрудника . Это стандартная процедура, при которой кандидат на должность должен предоставить заявление с просьбой принять его на работу, предоставить необходимые документы, в том числе паспорт, СНИЛС, банковские реквизиты для получения заработной платы, трудовую книжку при наличии. Заключается трудовой договор, происходит ознакомление с учредительными документами организации, локальными актами, должностной инструкцией. Стоит помнить, что назначение работника на должность кадрового делопроизводителя возможна только после того, как эта должность будет включена в организации. Это документ, который руководитель должен подготовить заранее, а в дальнейшем, после назначения кадровика штатным расписанием будет заниматься он.

Текст приказа о возложении дополнительных функций на работника выглядит следующим образом.

  • Скачать приказ о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства

Назначить библиотекаря Петрова Ивана Петровича ответственным за работу с кадрами в ООО «Ватрушки» с 01.04.2017 года на 0,25 ставки. Бухгалтерии учреждения производить ежемесячные доплаты Петрову И.И. за выполнение обязанностей ответственного за работу с кадрами в размере 5 000 рублей.

Основание: заявление Петрова И.П., дополнительное соглашение к трудовому договору от 01.03.2017 года.

Права и обязанности кадровика

Права:

Перечень прав специалиста по кадрам и кадровому делопроизводству конкретизируется в должностной инструкции. В соответствии с трудовым кодексом это лицо обладает всеми основными правами, как и любой другой работник, такими как право на оплату труда, отпуск, различные гарантии и компенсации, 8 часовой рабочий день.

В силу специфики своей деятельности он имеет право требовать от руководства организации все необходимые для работы локальные акты, иные документы. Кадровый работник может запрашивать у сотрудников различные персональные данные, необходимые для оформления трудоустройства, различных пособий, гарантий и компенсаций.

Обязанности:

В большинстве случаев перечень обязанностей кадровика можно разделить на несколько условных блоков:

  1. Поиск кандидатур для занятия вакантных должностей организации. В том числе размещение объявлений, проведение собеседования с соискателями, запрос дополнительных сведений в правоохранительных и иных органах. Взаимодействие с центрами занятости населения.
  2. Движение работников. Этот блок включает в себя подготовку приказов о приеме на работу, наделение работников дополнительными функциями, увольнение, ознакомление с этими приказами работников и подписание их руководителем.
  3. Организация различных служебных проверок, подготовка приказов о наложении дисциплинарных взысканий, создание комиссий для составления актов, вынесения предписаний структурным подразделениям.
  4. Вопросы расчета заработной платы, такие как составление табелей, учет сверхурочной работы.
  5. Организация хранения кадровых документов в соответствии с действующей номенклатурой и требованиями законодательства.
  6. Внесение изменений и подготовка проектов должностных инструкций для утверждения руководителем.
  7. Внесение изменений в трудовые книжки работников.

Таким образом, специалист по кадрам отвечает за большое количество важных организационно-распорядительных документов. При увольнении он обязан передать своему приемнику всю необходимую информацию, оформив специальный акт передачи документов.

Структура акта передачи-приема документов:

  • Информация о сторонах и факт передачи. Пример: Сидоров Петр Петрович, специалист по персоналу ООО «Тяв» передал, а работник Малинин Александр Федорович принял документы по кадровому делопроизводству, согласно разделу «Кадры» номенклатуры учреждения.
  • Указывается подробный перечень передаваемых документов, с указанием количества экземпляров и листов. Пример: Приказы о приеме на работу в кол-ве 99 шт., каждый по 1 экз., каждый на 1 л.
  • Ставит отметка о том, что документы приняты в целости и претензий к качеству указанных документов не имеется.

Акт составляется в 2 экземплярах и подписывается сторонами.

  • Скачать акт приема-передачи документов

Ответственность

За нарушение должностных обязанностей специалист кадровой службы несет дисциплинарную ответственность, установленную трудовым кодексом в виде замечания, выговора или увольнения.

Однако, мало кто знает, что кадровик несет также дополнительные виды ответственности в случае нарушения законодательства о персональных данных. Ведь в его ведении находятся личные дела сотрудников, содержащие информацию об их личной биографии, месте регистрации, семейном положении, состоянии здоровья и многое другое.

Если такие данные станут достоянием общественности и будут им разглашены он может понести административную ответственность, а в случаях когда такое разглашение повлекло вред интересам граждан специалист по кадрам может быть привлечен к уголовной ответственности – максимальное возможное наказание составит до 4 лет лишения свободы.

Государственный таможенный комитет Российской Федерации
Северо-Западное таможенное управление Российской Федерации
САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКАЯ ТАМОЖНЯ

О назначении ответственных за делопроизводство
в подразделениях Санкт-Петербургской таможни

В соответствии с приказом ГТК России N 78 от 12 февраля 1996 года , в целях дальнейшего совершенствования документационного обеспечения и контроля за исполнением документов в подразделениях Санкт-Петербургской таможни

приказываю:

1. Назначить в таможенных постах и отделах должностных лиц, ответственных за делопроизводство и архив (Приложения 1, 2).

2. Начальникам таможенных постов и отделов обеспечить:

- в своих подразделениях организацию делопроизводства и работу архива в соответствии с требованиями "Инструкции по делопроизводству в Санкт-Петербургской таможне";

- в срок до 10 февраля 1999 года на основе типовой (см. Приложение 3), в соответствии с приказом ГТК РФ от 16.02.98 N 80 "Об утверждении Положения о порядке разработки и утверждения должностной инструкции сотрудника таможенного органа РФ" , разработать, согласовать в установленном порядке и утвердить у начальника таможни должностные инструкции на сотрудников, ответственных за делопроизводство и работу архива в подразделении;

- о всех изменениях в составе должностных лиц, ответственных за делопроизводство, незамедлительно информировать отдел документационного обеспечения (далее - ОДО).

3. Методическое руководство работой должностных лиц, ответственных за делопроизводство и работу архива в подразделениях, возложить на ОДО (Варламов С.А.). В целях совершенствования подготовки и повышения квалификации должностных лиц, ответственность за делопроизводство, продолжить их стажировку в ОДО, ежеквартально проводить с ними семинары.

4. Назначить должностных лиц, перечисленных в Приложении 1 настоящего приказа, ответственными в подразделениях за учет, использование и хранение гербовых бланков таможни.

6. Контроль за выполнением настоящего приказа осуществлять заместителю начальника таможни по кадровой службе Фролову В.И.

Начальник таможни
генерал-майор таможенной службы
В.Г.Еременко

Приложение 1 к приказу. Ответственные за делопроизводство в подразделениях

Приложение 1
к приказу
от 06.01.99 N 8

Должность

Личный номер

Павленко Е.Б.

вед. инспектор

Завьялова Е.А.

инспектор

Инспекция по л/с

Арбидан Т.Ю.

вед. инспектор

ст. инспектор

Севастьянова Т.И.

ст. оперуполном.

Соколова Л.Ф.

ст. инспектор

Смирнова Е.Н.

инспектор

Суворин Ю.Ф.

нач-к отдела

Мезенева С.В.

ст. инспектор

Петрова О.Н.

ст. инспектор

Беседина Т.В.

инспектор

Куликова В.П.

вед. инспектор

Николаев О.Н.

инспектор

Морозова Л.А.

инспектор

Ловцова И.Н.

инспектор

Ефимова М.К.

ст. инспектор

Зимогляд Г.В.

ст. инспектор

Гноевой А.И.

ст. инспектор

Гусаров Б.Н.

нач. отдела

Панфилов В.И.

гл. инспектор

О. тамож. охраны

Андреева В.П.

вед. инспектор

Иванова И.П.

ст. инспектор

Жукова Е.Б.

гл. инспектор

Калембет П.И.

ст. инспектор

ОТОиТК N 1

Васильева О.А.

инспектор

т/п Южный

Чистякова С.А.

ст. инспектор

т/п Северный

Петрова О.В.

инспектор

т/п Сев.-Западный

Буганова С.Ю.

ст. инспектор

т/п Юго-Зап.

Филиппов В.В.

инспектор

Воробей О.М.

ст. инспектор

Ломонос. т/п

Казак Т.В.

ст. инспектор

Войтенко Н.А.

вед. инспектор

Татарчук Л.Н.

ст. инспектор

Базылевич И.А.

инспектор

ОТОиТК N 2

Мочалова Е.В.

вед. инспектор

Озерова М.Г.

инспектор

Стекольникова Г.В.

инспектор

ОТОиТК N 3

Калинина Т.Р.

инспектор

Киришский т/п

Кузьмичева Т.Н.

вед. инспектор

Громова М.Н.

ст. инспектор

Артемьева С.В.

инспектор

Гатчинский т/п

Иоутсен Н.Л.

ст. инспектор

Лужский т/п

Смирнов С.Е.

ст. инспектор

Волховский т/п

Матросова Е.Г.

инспектор

Всеволожский т/п

Богачкова О.А.

инспектор

Голованова И.В.

гл. инспектор

Одинцова Е.К.

ст. инспектор

Петрова Е.А.

инспектор


Начальник ОДО
капитан таможенной службы
С.А.Варламов

Приложение 2 к приказу. Ответственные за архив в подразделениях

Приложение 2
к приказу
от 06.01.99 N 8

Наименование структурных подразделений

Должность

Личный номер

Павленко Е.Б.

вед. инспектор

Завьялова Е.А.

инспектор

Инспекция по л/с

Арбидан Т.Ю.

вед. инспектор

ст. инспектор

Севастьянова Т.И.

ст. оперуполном.

Соколова Л.Ф.

ст. инспектор

Смирнова Е.Н.

инспектор

Суворин Ю.Ф.

нач-к отдела

Магазова Л.П.

инспектор

Мезенева С.В.

ст. инспектор

Петрова О.Н.

ст. инспектор

Беседина Т.В.

инспектор

Глушкова Ю.Г.

ст. инспектор

Николаев О.Н.

инспектор

Буянова О.

инспектор

Ловцова И.Н.

инспектор

Ефимова М.К.

ст. инспектор

Зимогляд Г.В.

ст. инспектор

Гноевой А.И.

ст. инспектор

Гусаров Б.Н.

нач. отдела

Панфилов В.И.

гл. инспектор

О. тамож. охраны

Андреева В.Н.

вед. инспектор

Толстикова С.А.

инспектор

Жукова Е.Б.

гл. инспектор

Калембет Н.И.

ст. инспектор

ОТОиТК N 1

Марусина М.Г.

инспектор

т/п Южный

Гребенник О.Ю.

инспектор

т/п Северный

Добродеев А.М.

инспектор

т/п Сев.-Западный

Страшенко И.Е.

инспектор

т/п Юго-Зап.

Филиппов В.В.

инспектор

Воробей О.М.

ст. инспектор

Ломонос. т/п

Журавлева С.М.

инспектор

Войтенко Н.А.

вед. инспектор

Татарчук Л.Н.

ст. инспектор

Базылевич И.А.

инспектор

ОТОиТК N 2

Гаврилин А.П.

гл. инспектор

Солодянкин М.А.

инспектор

Стекольникова Г.В.

инспектор

ОТОиТК N 3

Горбачева Г.И.

ст. инспектор

Киришский т/п

Кузьмичева Т.Н.

вед. инспектор

Громова М.Н.

ст. инспектор

Артемьева С.В.

инспектор

Гатчинский т/п

Иоутсен Н.Л.

ст. инспектор

Лужский т/п

Смирнов С.Е.

ст. инспектор

Волховский т/п

Матросова Е.Г.

инспектор

Всеволожский т/п

Богачкова О.А.

инспектор

Голованова И.В.

ст. инспектор

Зыкова Ю.А.

гл. инспектор

Одинцова Е.К.

ст. инспектор

Петрова Е.А.

инспектор


Начальник ОДО
капитан таможенной службы
С.А.Варламов

Приложение 3 к приказу. Примерные должностные обязанности ответственного за делопроизводство и работу архива в структурных подразделениях таможни

Приложение 3
к приказу
от 06.01.99 N 8

1. Общие положения

1.1. Инспектор, ответственный за делопроизводство и работу архива в структурном подразделении таможни, назначается приказом по таможне по представлению начальника структурного подразделения.

1.2. Инспектор, ответственный за делопроизводство и работу архива в структурном подразделении, в своей деятельности руководствуется приказами и указаниями Государственного таможенного комитета Российской Федерации, Северо-Западного таможенного управления, таможни, Положением об отделе документационного обеспечения, типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту), а также настоящими должностными обязанностями.

1.3. Инспектор непосредственно подчинен начальнику структурного подразделения, методически - начальнику отдела документационного обеспечения.

2. Основные задачи и обязанности

2.1. Основной задачей ответственного за делопроизводство и работу архива является обеспечение правильности учета, своевременной передачи документов руководству структурного подразделения и исполнителям, контроль за прохождением документов и возвратом их в отдел документационного обеспечения, организация работы архива подразделения.

2.2. Для выполнения указанной задачи ответственный за делопроизводство и работу архива обязан:

- знать требования инструкции по делопроизводству в Санкт-Петербургской таможне;

- получать в отделе документационного обеспечения входящую корреспонденцию под расписку;

- сдавать на регистрацию в отдел документационного обеспечения документы, полученные сотрудниками подразделения непосредственно от других организаций;

- просматривать полученную корреспонденцию и передавать ее на рассмотрение руководителю структурного подразделения или непосредственно исполнителю в соответствии с резолюцией руководителя таможни с внесением необходимых отметок в регистрационный журнал или реестры;

- переносить резолюцию руководителя начальника структурного подразделения в журнал и передавать документ на исполнение под расписку;

- вести учет движения документа от исполнителя к исполнителю в пределах структурного подразделения;

- осуществлять ознакомление сотрудников структурного подразделения с документами информационного характера;

- осуществлять контроль за сроками исполнения документов;

- сообщать в отдел документационного обеспечения фамилии исполнителей по документам, поставленным на контроль;

- периодически напоминать исполнителям о сроках исполнения документов;

- принимать меры для своевременного снятия с контроля исполненных документов или продления срока исполнения документа;

- проверять правильность оформления исполненных документов (наличие виз, номера дела по номенклатуре, отметки об исполнении и др.);

- переносить сведения об исполнении документа в журнал и передавать документ старшему инспектору отдела документационного обеспечения, осуществляющему контроль;

- осуществлять учет и контроль за использованием и хранением в подразделении гербовых бланков таможни;

- формировать исполненные документы в дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения;

- осуществлять учет и обеспечивать полную сохранность принятых на хранение дел;

- контролировать соблюдение в помещении архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;

- информировать начальника структурного подразделения о составе, содержании документов архива, выдавать в установленном порядке дела, документы или копии документов, исполнять запросы организаций, заявлений граждан;

- вести учет использования документов, хранящихся в архиве;

- контролировать выполнение правил работы с документами в подразделении:

- готовить к сдаче в архив таможни дела структурного подразделения, составлять сдаточные описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, акты о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения;

- готовить предложения по изменению и дополнению номенклатуры дел структурного подразделения и вносить ее для рассмотрения в отдел документационного обеспечения.

Начальник ОДО
капитан таможенной службы
С.А.Варламов

Текст документа сверен по:
официальная рассылка


В каждой организации с течением времени скапливаются различного рода бумаги, документы, дела, из которых впоследствии формируется архив. Для того чтобы он содержался в порядке, назначается ответственное лицо.

Как нужно вести архив

Строго определенных норм по ведению архивов в коммерческих предприятиях на законодательном уровне не установлено. Это означает, что руководство каждой компании вправе самостоятельно разрабатывать данные требования, которые затем включаются в пакет локальных нормативных актов. Именно в соответствии с ними и осуществляется надзор за архивом.

ФАЙЛЫ

Основными условиями грамотного ведения архива является его недоступность для посторонних лиц (в числе прочего для ее реализации служит установка металлических шкафов и сейфов). Все стеллажи должны быть пронумерованы, документы разложены по отдельным папкам. Если архив очень большой, то в организации должна быть разработана и утверждена его схема.

Регулярно (не реже одного раза в пять лет, а лучше ежегодно) документы, хранящиеся в архиве, должны проверяться. Те, которые устарели и утратили свою актуальность, подлежат утилизации – для нее в законе установлена специальная процедура. Остальные продолжают находиться в архиве вплоть до того момента, как срок их хранения также истечет.

В архивном помещении должна быть определенная температура и влажность. Совершенно недопустимо попадание солнечных лучей на архивные документы (они от этого выгорают и портятся).

Также здесь строжайшим образом необходимо сохранять противопожарную безопасность – архив сплошь состоит из легковоспламеняющихся предметов.

На кого возложить ответственность

Как правило, ответственным за содержание архива сотрудником назначается секретарь предприятия, специалист кадрового отдела или бухгалтер.

Но если организация очень большая, то в может быть введена отдельная должность, по инструкции которой основной обязанностью специалиста будет ведение архивных дел и самого архива.

Какие задачи входят в функции ответственного за архив работника

Прежде всего, работник, отвечающий за архив, должен фиксировать все документы, в него поступающие. Они подлежат обязательной подробной описи (название, количество листов и т.п.). Также он должен формировать дела и раскладывать их по папкам в определенном порядке, который устанавливается администрацией компании. Он же осуществляет контроль за периодом хранения бумаг, а если кому-либо понадобится архивный документ, он выдает его, но строго под роспись и только при условии дальнейшего возврата.

Кто назначает лицо, ответственное за архив

Обычно сотрудника, который будет отвечать за архив, назначает директор предприятия. Для этого он выпускает соответствующий приказ, в котором указывается должность и ФИО работника, а также задачи, которые перед ним ставятся.

Особенности формирования приказа, общие моменты

Если перед вами поставлена задача по составлению приказа о назначении ответственного за архив сотрудника, а вы никогда прежде не сталкивались с таким документом, воспользуйтесь приведенными ниже советами. Посмотрите и пример — с его учетом вам без особых сложностей удастся создать собственный бланк.

Прежде чем дать детальное представление об этом конкретном приказе, расскажем о некоторых общих сведениях, которые имеют касательство ко всем таким распорядительным актам.

  • Во-первых, если в организации есть шаблон приказа, зафиксированный в ее учетной политике, документ нужно создавать по его типу. Но если такого шаблона нет, не беда – можно составлять приказ в произвольной форме, с точки зрения законодательства это вполне допустимо.
  • Во-вторых, каждый приказ должен чем-то обосновываться. В качестве обоснования обычно указывается фактический повод для создания документа (в данном случае, это может быть производственная необходимость). Также выпуск приказа всегда на чем-то основывается – чаще всего основанием выступает ссылка на какой-либо законодательный акт, норму или внутренний документ, например, служебную записку.
  • В-третьих, приказ разрешается писать вручную или набирать на компьютере, однако если используется электронный вариант, документ после формирования следует обязательно распечатать – это нужно для того, чтобы директор или исполняющий его функции работник, мог заверить его при помощи своего автографа. Также если на предприятии принято использовать печати для удостоверения внутренних бумаг, приказ надо проштамповать.
  • И, наконец, в-четвертых, документ следует делать в одном оригинальном экземпляре.

Отметку о приказе обязательно нужно внести в специальный журнал учета, который всегда лежит у секретаря предприятия или другого ответственного сотрудника.

По своей структуре и содержанию приказ о назначении ответственного за архив сотрудника не так уж и сложен, поэтому особых трудностей при его формировании возникнуть не должно.

  1. В начале документа пишется наименование компании, а также название самого документа.
  2. Далее приказу присваивается номер, указывается дата и место его составления.
  3. После этого идет основная часть бланка. Первым делом сюда вписывается основание и обоснование, отмечается, в каких целях назначается ответственное лицо. Далее указывается, на кого именно возлагается данная миссия: обозначается должность, ФИО работника, дата, с которой ответственность за архив переходит к нему. Затем следует указать, какими документами, нормативными актами и статьями закона сотрудник должен руководствоваться в своей деятельности. И наконец, назначается работник предприятия, который отвечает за исполнение настоящего распоряжения (это может быть сам директор, кто-либо из его заместителей или, к примеру, начальник отдела кадров).
  4. Документ подписывается руководителем организации и его подчиненным, на которого возложена ответственность за архив (своей подписью последний удостоверяет то, что ознакомлен с приказом и ничего не имеет против выполнения новых функций).

Государственный таможенный комитет Российской Федерации
Северо-Западное таможенное управление Российской Федерации
САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКАЯ ТАМОЖНЯ

О назначении ответственных за учет, хранение и использование
документов ДСП в подразделениях Санкт-Петербургской таможни

В соответствии с указанием СЗТУ России от 27.04.99 г. N 22-16/173 и в целях дальнейшего совершенствования документационного обеспечения и контроля за исполнением документов ДСП в подразделениях Санкт-Петербургской таможни

приказываю:

1. Назначить в таможенных постах и отделах должностных лиц, ответственных за учет, хранение и использование документов ДСП (Приложение 1).

2. Начальникам таможенных постов и отделов обеспечить:

2.1. В своих подразделениях организацию работы с документами ДСП в соответствии с требованиями Приказа ГТК России от 23.09.96 г. N 582 ДСП "Об утверждении Инструкции о порядке учета, обращения и хранения документов, дел и изданий, содержащих несекретные сведения ограниченного распространения в таможенных органах".

2.2. В срок до 24 мая 1999 г. на основе типовой (см. Приложение 2), в соответствии с Приказом ГТК РФ от 16.02.98 г. N 80 "Об утверждении Положения о порядке разработки и утверждения должностной инструкции сотрудника таможенного органа РФ" разработать, согласовать в установленном порядке и утвердить у начальника таможни должностные инструкции на сотрудников, ответственных за работу с документами ДСП в подразделении.

2.3. О всех изменениях в составе должностных лиц, ответственных за работу с документами ДСП, незамедлительно информировать отделение специальной информации.

3. Контроль за выполнением установленных требований по работе с документами, содержащими сведения ограниченного распространения, осуществляет отделение специальной информации (Василькова М.В.).

4. Контроль за выполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Начальник таможни
генерал-майор т/с
В.Г.Еременко

Приложение 1 к приказу. Ответственные за работу с документами ДСП

Приложение 1
к приказу
от 19.05.99 N 144

Наименования структурных подразделений

Личный номер

Должность

Лакомкин М.В.

нач. отделения

Завьялова Е.А.

ст. инспектор

Инсп. по л/с

Арбидан Т.Ю.

вед. инспектор

ст. инспектор

Севастьянова Т.И.

ст. оперуполн.

Семенов В.В.

ст. оперуполн.

Соколова Л.Ф.

ст. инспектор

Меркулова Н.И.

инспектор

Смирнова Е.Н.

инспектор

Суворин Ю.Ф.

нач. отдела

Мезенева С.В.

ст. инспектор

Белоусова Л.В.

нач. отдела

Морозова Э.А.

гл. инспектор

Шахвердова М.П.

зам. нач. отдела

Глушкова Ю.Г.

ст. инспектор

Николаев О.Н.

инспектор

Буянова О.В.

инспектор

Ловцова И.Н.

инспектор

Савельева А.В.

гл. инспектор

Ефимова М.К.

ст. инспектор

Юрид. отдел

Зимогляд Г.В.

ст. инспектор

Швецов Ю.В.

зам. нач. отдела

Панфилов В.И.

гл. инспектор

Отд. там. охр.

Андреева В.П.

инспектор

Козлова М.С.

инспектор

Василькова М.В.

нач. отделения

Виноградова Е.А.

зам. нач. отдела

Стекольникова Г.В.

инспектор

Голованова И.В.

гл. инспектор

Тарасова Т.А.

ст. инспектор

Одинцова Е.К.

ст. инспектор

Гусев А.Л.

гл. инспектор

Петрова Е.А.

инспектор

Васильева О.А.

инспектор

Марусина М.Г.

инспектор

Иоутсен Н.Л.

ст. инспектор

Калинина Т.Р.

инспектор

Рубченко Н.А.

инспектор

Алехин В.В.

нач. поста

Абрамов О.Е.

зам. нач. поста

Карницкий И.В.

зам. нач. ОТОиТК 2

Т/П Южный

Чистякова С.А.

ст. инспектор

Т/П Северный

Добродеев А.М.

инспектор

Серов В.Ю.

инспектор

Т/П Сев.-Зап.

Вавилов А.В.

зам. нач. поста

Буганова С.Ю.

ст. инспектор

Т/П Юго-Зап.

Воробей О.М.

ст. инспектор

Филиппов В.В.

инспектор

Т/П Киришский

Кузьмичева Т.Н.

вед. инспектор

Дашкевич Г.Н.

зам. нач. поста

Т/П Гатчинский

Колмогорова Н.В.

ст. инспектор

Т/П Лужский

Смирнов С.Е.

ст. инспектор

Т/П Волховский

Матросова Е.Г.

инспектор

Черевань С.П.

ст. инспектор

Т/П Всеволожс.

Ердяков А.В.

нач. поста

Богачкова О.А.

инспектор


Начальник отделения
специальной информации
М.В.Василькова

Приложение 2 к приказу. Примерная должностная инструкция ответственного за работу с документами ДСП в структурном подразделении (отделе) таможенного органа

Приложение 2
к приказу
от 19.05.99 N 144

1. Общие положения

1.1. Ответственный за делопроизводство структурного подразделения (отдела) таможенного органа осуществляет ведение делопроизводства документов ДСП в отделе (таможенном посте).

1.2. Ответственный за делопроизводство подчиняется непосредственно начальнику подразделения.

1.3. Ответственный за работу с документами ДСП назначается приказом по таможенному органу.

1.4. Ответственный за работу с документами ДСП в своей деятельности руководствуется Приказом ГТК РФ от 23.09.96 г. N 582 "Об утверждении Инструкции о порядке учета, обращения и хранения документов, дел и изданий, содержащих несекретные сведения ограниченного распространения в таможенных органах".

2. Права

2.1. Ответственный за работу с документами ДСП имеет право:

требовать от исполнителей исполнения документов ДСП в установленные сроки, а также все необходимые сведения о ходе исполнения документов;

не принимать документы ДСП на подпись начальника отдела, оформленные не в соответствии с Приказом ГТК РФ от 23.09.96 г. N 582.

3. Обязанности

3.1. Основной задачей ответственного за работу с документами ДСП является делопроизводство и осуществление контроля за исполнением документов ДСП.

3.2. Для выполнения указанной задачи ответственный за работу с документами, содержащими сведения ограниченного распространения, обязан:

принимать документы ДСП для структурного подразделения в отделе документационного обеспечения, передавать корреспонденцию на доклад руководству подразделения (таможенного поста), направлять ее после просмотра на исполнение в соответствии с резолюцией;

осуществлять контроль за прохождением и сроками исполнения документов ДСП, докладывать об их невыполнении, проставлять необходимые отметки на карточках;

составлять справки (сводки) о ходе исполнения документов ДСП;

принимать документы ДСП на подпись начальника подразделения, проверять правильность составления и оформления исходящих документов ДСП;

передавать исходящую корреспонденцию ДСП, подготовленную структурным подразделением, в отдел документационного обеспечения для отправки;

формировать дела в соответствии с установленной номенклатурой;

подготавливать документы ДСП к последующему хранению и использованию;

передавать дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в архив управления таможни;

обеспечивать учет и хранение документов ДСП;

давать устные справки по работе в пределах своих обязанностей и компетенции.

4. Ответственность

Ответственный за работу с документами ДСП несет ответственность за невыполнение обязанностей, предусмотренных Приказом ГТК РФ от 23.09.96 г. N 582 и должностной инструкцией.


Начальник подразделения ___________________________


СОГЛАСОВАНО:

Начальник юридического отдела ____________________________



Текст документа сверен по:
официальная рассылка