Довольно много предприятий используют возможность отправки своих работников в командировку. Рабочая поездка сотрудника может быть связана с разными видами деятельности.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Однако независимо от них, а также от того, кто именно спонсирует командировку, работнику полагаются выплаты. Их расчет регламентируется трудовым законодательством.

Правила начисления

При начислении командировочной зарплаты стоит учитывать несколько правил, часть из которых была введена относительно недавно.

Также стоит учесть, что все расходы, которые могут возникнуть в командировке, не подлежат обложению страховыми взносами и удержанию НДФЛ. В то же время, питание работника не относится к расходам организации, то есть, оплачивать его он должен самостоятельно.

Работодателю важно знать, что с размера суточных, превышающего установленные 700 и 2500 рублей для командировок по России и за рубежом, соответственно, удерживается НДФЛ.

Расчет командировочных чем-то похож на ту же операцию, но по отношению к отпускным, однако различия между ними все же есть.

Так, к примеру, начисления зарплаты во время служебной поездки производятся только в рабочие дни, тогда как на отдыхе деньги начисляются исходя из календарных суток. Поэтому бухгалтеру важно знать, сколько именно дней из времени поездки будут являться рабочими.

Законодательная база

Если смотреть законодательную базу - то стоит особое внимание уделить .

В ней четко указывается, что работодатель не только обязан сохранить рабочее место сотрудника, пока тот пребывает в командировке, но и возместить ему все необходимые расходы, которые связаны с поездкой.

Это означает, что только выплаченная зарплата в командировке в 2019 году без каких-либо надбавок во время служебной поездки является незаконной.

Кроме того, во внимание стоит принимать третий пункт статьи № 217 НК РФ, а также второй пункт Федерального закона № 212.

Зарплата во время командировки

Как уже было сказано, зарплата во время командировки чем-то схожа с той, что выдается в начале отпуска.

Так, ее средние размеры рассчитываются исходя из среднего годового заработка сотрудника, которого отправляют в рабочую поездку.

При этом, стоит отметить, что на время командировки работнику полагается множество , которые включают в себя не только саму зарплату, но и:

• возмещение затрат на жилье;
• средства на расходы, связанные с рабочей деятельностью во время командировки;
• оплату за транспорт то места командировки и обратно.

Часть из озвученных выплат выдается работнику до начала поездки, а часть уже после его прибытия. При этом, далеко не все выплаты имеют четко определенные суммы. Все они зависят от таких факторов, как курсы валют, стоимости билетов и жилья.

Сотрудник по возращении из командировки должен и предоставить работодателю чеки, квитанции, а также прочие документы, подтверждающие расходы во время служебной поездки.

Как оплачиваются дни?

Перед тем, как начать расчет заработной платы во время командировки, необходимо правильно определить количество оплачиваемых дней.

Как уже было сказано выше, зарплата в рабочей поездке начисляется только в те сутки, которые являются рабочими, согласно графику компании. Поэтому у бухгалтера под рукой должен присутствовать табель учета рабочего времени. Особенно это важно в тех случаях, когда график в компании является плавающим.

Как рассчитывается?

При стандартной схеме, командировочные для сотрудника , исходя из среднего годового заработка.

Для правильного проведения расчетов, необходимо придерживаться строго определенной схемы:

1. Определить количество дней, за которые необходимо выплатить средний заработок во время рабочей поездки.
2. Определить сумму тех выплат, которые необходимо произвести во время данного расчетного периода.
3. Определить количество дней, которые будут включены в расчет.
4. Исключить из расчета средний дневной заработок.
5. Исчислить средний заработок за время, которое работник находился в командировке.

Теперь же можно рассмотреть схему более подробно. Первый пункт не нуждается в отдельном пояснении. Для второго пункта следует учесть не только средний заработок, но и все выплаты, которые так или иначе предусмотрены Положением об оплате труда во время командировки.

Для третьего пункта необходимо определить расчетный период, который должен составлять 12 календарных месяцев. При этом его длительность все же может быть изменена, но только в том случае, если об этом говорится в локальном акте компании. Также данные корректировки не должны вредить самому работнику.

При расчете дней также стоит учитывать то, что далеко не все из них могут быть включены в расчетный период.

Так, не стоит включать:

• время, когда работник находился на больничном или в отпуске, тогда как законодательно его заработок сохранялся;
• рабочие дни, когда сотрудник отсутствовал на своем месте по вине самого работодателя или же причинам, которые не завесили ни от одной из сторон;
• часы, когда сотрудник был участником забастовки, из-за которой не мог начать выполнение своей работы;
• , когда сотрудник отсутствовал на своем месте в связи с уходом за недееспособным родственником или детьми-инвалидами;
• любые другие дни, во время которых сотрудник не мог присутствовать на работе согласно законодательству РФ, однако ему все равно начислялась средняя зарплата.

Выполнение четвертого пункта более простое. Он предусматривает деление суммы выплат, которые были произведены за время расчетного периода, на количество дней, которые работник отработал за это же время. В результате получится средний дневной заработок.

Оплата проживания в командировке в 2017 году

Как оформлять командировку в 2017 году

Журналы учета командированных работников

Журнал учета выбывающих в командировку работников и журнал учета прибывающих в компанию чужих сотрудников вести необязательно. Сами бланки отменены (приказ Минтруда от 17 сентября 2015 г. № 646н). Но руководитель компании вправе самостоятельно решить, вести журналы или нет.

Чтобы отказаться от ведения журналов, отдельный приказ не нужен. Достаточно прекратить делать записи. Но лучше письменно зафиксировать решение об отказе от ведения журналов. Тогда позже ни у руководителя компании, ни у проверяющих не возникнет вопроса, почему журнал перестали вести, например, в середине года.

Напишите, с какой даты компания перестала вести журнал. И пусть эту запись заверит сотрудник, ответственный за ведение журнала (образец формулировки ниже).

ЖУРНАЛ
учета работников, выбывающих в служебные командировки
из командирующей организации

	Фамилия, имя и отчество командированного работника	Дата и номер командировочного удостоверения	Место командирования
			наименование организации	пункт назначения
	Ларин Михаил Андреевич		ООО «Путешественник»	г. Ярославль
	Иванов Алексей Николаевич		ООО «Аудит-эксперт»	г. Иваново
	Сидоров Анатолий Ильич		ООО «Метеор»	г. Волгоград
	Перевалов Александр Григорьевич		ООО «Персей»

Ведение журнала прекращено с 1 января 2017 года. Основание - постановление Правительства РФ от 29.07.2015 г. № 771

Руководитель отдела кадров Белова О.В. Белова

Приказ о направлении в командировку

Из действующих в 2017 году правил следует, что работник направляется в командировку на основании письменного решения работодателя. Приказ фиксирует срок, на который работодатель отправляет сотрудника в служебную поездку. Если предположить, что решение руководителя могло быть устным, то определить и подтвердить планируемую продолжительность командировки было бы невозможно. Это привело бы к путанице в начислении суточных и проблемам при учете расходов.

Кроме того, проезд в командировку на личном или служебном транспорте происходит на основании письменного решения работодателя. То есть в приказе помимо прочего надо отразить еще и способ проезда: на общественном транспорте либо на личном (служебном, чужом по доверенности). Образец приказа ниже.

(наименование организации)

ПРИКАЗ № 155-К
о направлении работника в командировку

Направить в командировку:

фамилия, имя, отчество:	Иванов Алексей Николаевич
структурное подразделение:	бухгалтерия
должность (специальность, профессия):	заместитель главного бухгалтера
место назначения (страна, город, организация):	Россия, г. Иваново, ООО «Аудит-эксперт»
	участие в семинаре «Налог на прибыль в 2017 году»
транспорт (подчеркнуть):	общественный/личный/служебный /транспорт третьих лиц

Генеральный директор Петров Петров К.М.

С приказом ознакомлен Иванов Иванов А.Н. 18.01.2017

Служебная записка по командировке

В командировке сотрудник использовал служебную машину или чужую по доверенности. Как подтвердить срок пребывания в деловой поездке?

Для этих случаев, как и для командировок на личной машине, подходит служебная записка. Образец записки на случай поездки на служебной или чужой машине ниже.

Служебная записка

Сведения о служебной командировке:

Прибытие
09.01.2017		12.01.2017

Приложение:

- квитанция и счет из гостиницы, путевой лист, кассовые чеки (2 шт.).

К этому документу требуется прикладывать документы, подтверждающие использование машины для служебной поездки - путевые листы, чеки, счета, квитанции, маршрутные листы и др. Но маршрутные листы обычно составляют только сотрудники, для которых установлен разъездной характер работ. А служебные поездки разъездных сотрудников командировками не признаются (п. 3 постановления № 749). Поэтому возникает вопрос: в каком случае к служебной записке о командировке нужно прикладывать маршрутный лист? Оказалось, он необходим, только если в путевых листах не приведены места следования работника (см. мнение чиновника ниже).

Мнение
Маршрутник нужен, если в путевом листе не перечислены места следования автомобиля
При направлении работника в командировку на личном или служебном транспорте вместо проездных билетов фактический срок пребывания в командировке подтверждает служебная записка. При этом необходимо подтвердить маршрут следования транспорта. Если в путевых листах точно указано место отправления, место назначения, даты, время отправления и прибытия, то маршрутные листы составлять не обязательно. Если же таких данных в путевых листах нет, то понадобится оформить маршрутный лист.

Игорь ДУДОЛАДОВ , заместитель начальника отдела Роструда

Из-за отсутствия маршрута в путевых листах инспекторы всегда снимали расходы на бензин. И судьи чаще всего поддерживали налоговиков. Но если маршрут прописан в другом документе, компании выигрывали в конфликте. Пример - постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 24 апреля 2015 г. № Ф06-23360/2015. В данном случае директор составлял ежемесячные отчеты по эксплуатации автомобиля, в которых были детали всех поездок. И хотя в путевых листах этих данных не было, судьи решили, что расходы на бензин подтверждены документально.

Таким образом, самый безопасный вариант - расписывать весь путь движения машины в путевых листах. Если же это невозможно, то составлять маршрутные листы. Ведь теперь они прямо упоминаются в постановлении № 749. Форму такого документа компании разрабатывают самостоятельно. За основу можно взять наш образец, представленный ниже.

Общество с ограниченной ответственностью «Вега»

МАРШРУТНЫЙ ЛИСТ
служебной поездки работника

Сотрудник: Перевалов Александр Григорьевич

Должность: логист

	Дата и время прибытия	Наименование организации		Цель поездки	Дата и время отправления	Подпись принимающей стороны
		ООО «Метеор»	г. Москва, ул. Смольная, д. 18		09.01.2017
	10.01.2017	ООО «Персей»	г. Пенза, ул. Советская, д. 5	Подписание договора	10.01.2017
	11.01.2017	ООО «Метеор»	г. Москва, ул. Смольная, д. 18

Документ об оплате проживания в командировке в 2017 году

Если по возвращении из поездки у работника не оказалось проездных документов, фактический срок командировки подтверждают квитанция, талон из гостиницы или любой другой документ о заключении договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования (п. 7 постановления № 749). В этом документе должны быть четыре обязательных реквизита, которые предусмотрены Правилами предоставления гостиничных услуг, утвержденными постановлением Правительства РФ от 25 апреля 1997 г. № 490 (см. ниже).

Важно!
Обязательные реквизиты документа: оплата проживания в командировке в 2017 году
1. Наименование исполнителя (для предпринимателей - Ф.И.О., сведения о государственной регистрации).
2. Ф.И.О. работника.
3. Сведения о предоставляемом номере или месте в номере.
4. Цена номера или места в номере

У работника может и не быть документов из гостиницы. Например, если в командировке он жил у знакомых. В пункте 7 постановления № 749 сказано так: «Работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки)». Называть этот документ можно как угодно: хоть служебной запиской, хоть удостоверением, хоть письмом. Главное, чтобы в нем было подтверждение от принимающей стороны о том, что там был ваш сотрудник (образец ниже).

У чиновников нет требования к тому, как должно выглядеть это подтверждение. Поэтому можно по аналогии с прежним порядком просить, чтобы контрагент написал название своей организации, дату прибытия и убытия сотрудника, поставил подпись и при наличии печать.

Служебная записка

Сообщаю, что с								года я находился в служебной командировке
	Волгограде
Для проезда к месту командирования и обратно использовал:									личный автомобиль
марки Scoda Octavia 2.0 FSI с регистрационным номером с854ме177
Проживал			у родственников

Отметки принимающей стороны:

Организация	Прибытие
ООО «Метеор» ИНН 3443040760, КПП 344301001 г. Волгоград, ул. Нарвская, д. 16	09.01.2017		11.01.2017
	ген. директор О рлов Орлов К.П.		ген. директор Орлов Орлов К.П.
	должность подпись Ф.И.О.		должность подпись Ф.И.О.

Приложение:

- путевой лист, кассовые чеки (2 шт.).

Как учесть оплату проживания в командировке в 2017 году

Стоимость проживания командированных сотрудников в гостиницах можете учитывать в прочих расходах (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Для этого у вас должна быть подтверждающая первичка. Обязательная информация в ней - дата составления, стоимость и срок проживания, должность и подпись составителя. Но в разных ситуациях инспекторы предъявляют к документам особые требования.

Гостиницы нет в ЕГРЮЛ . Налоговики на проверках смотрят, есть ли ИНН гостиницы в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ). Если его там не оказывается, снимают расходы. Их можно защитить в суде. Аргумент такой: командированный сотрудник узнает ИНН гостиницы только после того, как ему выдадут первичку. До этого момента работник не имеет возможности проверить данные. Чтобы снять расходы, инспекторы должны доказать, что сотрудники намеренно выбрали для оформления первички на проживание несуществующее юридическое лицо (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 28 августа 2015 г. № Ф09-5678/15, определением Верховного суда РФ от 23 декабря 2015 г. № 309-КГ15-16360 отказано в передаче дела в Судебную коллегию по экономическим спорам).

Сотрудник жил в люксе . В законе нет ограничений по стоимости и категории помещений, в которых может проживать командированный сотрудник. Но безопаснее в положении о командировках перечислить должности тех сотрудников, которым компания возмещает расходы на проживание в номере «люкс». Это защитит организацию на случай, если на проверке налоговики посчитают такие затраты необоснованными.

В счет входит питание . Расходы на питание в гостинице, которые выделены в счете отдельной строкой, учесть нельзя. Ведь сотрудники в служебных поездках питаются за счет суточных (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Если, несмотря на это, вы компенсируете работнику расходы на питание по гостиничному счету, рассчитайте с этой суммы НДФЛ.
Дополнительные услуги. Например, ремонт обуви, химчистка, услуги носильщика и т. п. Расходы на них Налоговый кодекс прямо относит к командировочным (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Как с оплаты за проживание в командировке платить НДФЛ и взносы

Работнику возместили расходы на оплату проживания в командировке. Он с разрешения руководителя снял квартиру у физического лица (не ИП). В договоре аренды работник упоминается в качестве представителя компании. Надо ли рассчитать и удержать с компенсации НДФЛ?

Нет, не надо. Работодатель обязан возмещать сотрудникам расходы на проживание в командировке (ст. 168 ТК РФ). Такие компенсации освобождены от НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

В то же время для арендодателя компания выступает налоговым агентом по НДФЛ. По общему правилу удержать налог надо в день выплаты денег, а перечислить не позднее следующего дня (п. 4, 6 ст. 226 НК РФ). Организация этого не сделала. Следовательно, не позднее 1 марта следующего2017 года нужно подать в инспекцию справку 2-НДФЛ о невозможности удержать налог (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Командированным работникам, у которых нет документов на оплату жилья, возмещают 1500 руб. в сутки. Этот лимит установлен в Положении о командировках. Начислять ли на эти суммы взносы?

Страховые взносы надо начислить. Ведь от взносов освобождаются только командировочные расходы, подтвержденные документально (п. 2 ст. 422 Налогового кодекса РФ).

Раньше формулировка была иной. Из нее следовало, что неподтвержденные расходы по найму жилого помещения не облагаются взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством. Поэтому некоторым компаниям удавалось доказать в суде, что можно не начислять взносы с выплат в пределах лимита, предусмотренного во внутреннем документе компании. Например, в Положении о командировках (постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 9 ноября 2011 г. по делу № А49-2814/2011).

Командировка – временное отправление сотрудника в другой город в целях исполнения поручения руководства. Она позволяет работнику расти по карьерной лестнице, набираться опыта и навыков, повышать квалификацию, обучаться ведению деловых переговоров и прочим возможностям.

Но вдобавок к этому формируется на бюджет сотрудника, отправившегося в командировку, которая должна быть компенсирована силами работодателя.

Согласно общим нормам Трудового кодекса, есть определенные лимиты на суточные расходы , которые могут быть понесены во время пребывания вне рабочего места.

Определение суточных в соответствии с законодательством

Официальная расшифровка понятия «суточные» есть в законодательстве. Согласно положениям, суточные представляют собой дополнительные расходы сотрудника на проживание в другом населенном пункте .

То есть, когда сотрудник отправляется в командировку, его заработная плата сохраняется в полном размере, а также работодатель обязуется компенсировать расходы, понесенные в процессе отъезда. На практике сотрудник может рассчитывать на суточные только в том случае, если он провел в командировке более одного дня , то есть ему пришлось искать ночлег вне дома.

Понятие «суточные» включает в себя несколько основных групп издержек :

• размещение в другом городе, связанное с непосредственным наймом жилого помещения (аренда квартиры, комнаты, гостиницы, отеля);
• питание в заведениях общепита, покупка продуктов питания в супермаркете;
• проезд на общественном транспорте – корабле, поезде, автобусе, автомобиле, самолете до пункта назначения, а также передвижение в его пределах и затраты на возврат на Родину;
• деловой обед с партнерами, посещение мероприятий, которые запланированы для улучшения работы компании, в которой работает сотрудник;
• прочие расходы, связанные с непосредственным исполнением трудовых обязательств.

На практике часто случалась неразбериха касательно того, какие расходы стоит отнести к суточной норме, а какие затраты можно считать лишними. Если принять во внимание определенные лимиты, данная задача может быть решена быстро.

Возмещение суточных затрат осуществляется каждому работнику, который отправляется заграницу . Их возврат подразумевает учет всего времени, пока работник пребывает в командировке. Сюда включены не только рабочие дни с понедельника по пятницу, но также и отработанные выходные, праздники, включая дни нахождения в пути, вынужденные остановки.

Если речь идет об однодневных выездах за пределы рабочей территории, то они в России не компенсируются. Однако в рамках локальных нормативных актов работодатель имеет возможность предусмотреть организацию этого процесса по подобным поездкам. Ведь, даже если сотрудник уезжает на день, он несет определенные расходы, которые подлежат обязательному возврату.

Общий порядок возмещения расходов выглядит так:

• при отправлении сотрудника в командировку работодатель сообщает ему о лимитах;
• работник отправляется в поездку и тратит денежные средства в соответствии с лимитами;
• по возвращении на рабочее место сотрудник предоставляет доказательства затрат (проездные билеты, чеки);
• расходы на командировку в сутки умножаются на количество дней, проведенных вне постоянного места проживания, и выплачиваются совместно с положенной заработной платой за этот период.

На некоторых предприятиях порядки возмещения расходов могут быть другими, но общая суть остается той же.

Нормативные акты

Общие размеры суточных выплат, связанных с расходами на командировки, регулируются Трудовым кодексом, в частности – статьей 168 . Согласно этим нормам, при направлении сотрудника на исполнение поручения работодатель обязуется возместить дополнительные расходы.

Согласно законодательству, действующему с 1 января 2016 года, работодатели, как и прежде, обязуются платить эти суммы. Размер их определяется в самостоятельном порядке и впоследствии закрепляется в соответствующих локальных актах организации. Например, это может быть Положение о командировках.

Размер по России и за границей

На практике, в соответствии со ст. 217 НК РФ , предполагаются определенные максимальные размеры , которые не предполагают начисления налога на доходы физических лиц.

1. Если говорить о расходах по России – лимит 700 руб .
2. Если сотрудник отправляется в командировку заграницу – 2500 руб .

То есть если сотрудник отправился в командировку из Москвы в Красноярск и в сутки потратил 1000 рублей, то 300 рублей подлежит налогообложению. А если он отправился в Европу, то он может потратить 2500 рублей.

В случае затрат суммы свыше этого лимита, например, 3000 руб., оставшаяся часть (500 рублей) подлежит уплате налога.

Согласно Постановлению Правительства РФ №729 , происходит регулирование начисления всех командировочных выплат . В этом документе также предписана фиксированная величина начислений по суточным расходам для поездок по территории России.

На 2018 год размер средних суточных на каждого сотрудника составляет 100 рублей . Регулируется этот процесс Постановлением Правительства РФ №812 . К этому документу есть специальное приложение, регулирующее выплаты в соответствии с расчетом по каждой стране.

Нормы для однодневной поездки

Согласно законодательству, минимальный срок командировки не регулируется . Иногда поездка по поручению работодателя может быть однодневной . После приезда сотрудник обязуется отчитаться за поездку.

Работодатель возмещает ему все затраты, но эти суммы (например, на проезд, питание) должны подлежать согласованию заранее . Закон, как уже говорилось, гласит о том, что мини-поездки не предполагают выплаты суточных .

Но здесь дело уже в совести работодателя: оставить сотрудника совсем без денег, даже если это законно, или самостоятельно установить лимиты. Если работодатель все-таки планирует возместить работнику какие-то расходы, это может быть некая фиксированная сумма.

Как рассчитать

Абсолютно на каждом предприятии происходит установление суточных расходов по командировкам , при этом размер расходов определяется локальными актами. Если принимать во внимание расчет и оформление этих выплат, здесь есть несколько ключевых особенностей .

Служебная командировка – это временная поездка работника в другой город, осуществляемая на базе письменного распоряжения, отданного директором. В правительственном Постановлении установлены общие правила и порядки , в которых сотрудник направляется в служебную командировку.

Как уже отмечалось, в качестве расходов, связанных с командировкой, выступают такие направления, как проезд до места исполнения обязательств, аренда жилого помещения, средний заработок за время служебного отъезда, дополнительные расходы на проживание, позволенные со стороны руководителя.

В 2018 году выплата командировочных расходов осуществляется в день начисления , согласно требованиям НК РФ.

Какие изменения произошли в 2018 году

Основные изменения, которые коснулись этой сферы, затронули суточные для определения базы страховых взносов. В расчетную базу не включены страховые взносы по травматизму . Размер суточных командировочных расходов в 2018 году не подлежит обложению сборами в сумме 700 рублей для РФ, и 2500 рублей, если работник отправляется за рубеж. Но если организация установила размер суточных в 1000 рублей, то с 300 руб. будет удержан НДФЛ.

Определение нормы командировочных расходов в 2018 году осуществлено исключительно для расчета базы, которая регламентируется Налоговым кодексом Российской Федерации. К ней относится страховой взнос и подоходный налог.

Законодательными положениями не запрещено установление индивидуального размера суточных, который был бы выше суммы лимита. В этом случае с суммы превышения просто уплачиваются налоговые и страховые сборы.

Дополнительная информация представлена ниже на видео.

Калькулятор для расчета среднего заработка для командировки - это специальный сервис, позволяющий рассчитать сумму, которую надо выдать работнику при направлении в служебную поездку. Объясним, как им пользоваться и какие правила надо помнить при расчете.

Общий заработок за расчетный период

Количество отработанных дней за расчетный период

Количество дней в командировке

Размер суточных, установленных в организации

Размер командировочных	Средний дневной заработок	Размер суточных к выдаче
0	0	0

Каждый раз при направлении работника в командировку работодатель обязан рассчитать командировочные для выдачи сотруднику. Выдать необходимо:

• аванс на оплату расходов по проезду к месту командирования и обратно;
• деньги для найма жилого помещения;
• суточные.

Трудящемуся также положена оплата командировки по среднему заработку (2019): даже если поездка длится несколько месяцев, работодатель обязан сохранить его за сотрудником на весь период временного отсутствия по заданию начальства.

Как рассчитать командировочные онлайн

Даже если вы наизусть знаете правила, как рассчитываются командировочные, в расчетах легко допустить ошибки, за которыми могут последовать долгие споры и разбирательства. Избежать их поможет наш бесплатный сервис.

Как использовать онлайн-калькулятор командировочных в 2019 году? Для этого понадобятся 4 цифры:

• общий заработок работника за последние 12 месяцев или за фактически отработанный период;
• количество отработанных дней (рабочих, если не болел, не был в отпуске);
• продолжительность командировки;
• размер суточных, введенных работодателем.

Все цифры надо вписать в предложенные поля. И программа сама посчитает нужные суммы.

Покажем, как осуществить расчет командировочных в 2019 году с примерами. Допустим, сотрудника Иванова отправляют в служебную поездку на 10 дней. Он проработал в организации 6 месяцев (с января по июнь 2019 г). С помощью определяем, что это 116 дней. За этот период (по данным бухгалтерии) он получил 180 000 рублей. Суточные в организации — 100 рублей за 1 день. Вводим исходные данные.

В программе заложен не только алгоритм, как рассчитать командировочные в 2019 году, она считает еще средний заработок и суточные. Все эти данные точные, и их можно использовать в работе.

Как посчитать командировочные самостоятельно

Для этого понадобится вычислить средний заработок, затем умножить его на количество дней служебной поездки. На первый взгляд, не сложно. Но надо учитывать, что порядок исчисления изложен в статье 139 ТК РФ , а формула, как осуществляется расчет среднего заработка для командировочных, подробно описана в Постановлении Правительства от 24.12.2007 № 922, которым утверждено Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы.

Шаг 1. Высчитываем количество фактически отработанных дней. В их число не включают больничные, периоды временной нетрудоспособности, нахождение в , в ежегодном оплачиваемом отпуске и т. д. (полный перечень изложен в пункте 5 Постановления от 24.12.2007 № 922).

Шаг 2. Определяем общий заработок. Все выплаты, которые работник получил за расчетный период, надо сложить. При сложении проверьте, входят ли командировочные в расчет среднего заработка в вашем случае. Напомним, что не учитываются лишь выплаты, которые работник получил в силу закона, а не за отработанное время (временная нетрудоспособность, например).

Шаг 3. Уточняем средний дневной заработок. Общий заработок делим на количество фактически отработанных дней.

Следующий шаг для расчета командировочных — выяснить, какую сумму надо выдать. Здесь есть нюанс. Средний дневной заработок надо умножить на количество рабочих дней служебной поездки, но выходные и праздничные дни не включаются, если в эти дни человек не работал. Если работал — их надо оплатить, причем .

Все цифры желательно проверить несколько раз, чтобы не закрались ошибки. Можно также использовать онлайн-калькулятор расчета командировочных в 2019 году — бесплатный сервис, который не допускает неточностей.

Рассчитываем суточные

У госслужащих расчет суточных при командировках в 2019 году не составит труда: за день командировки чиновник может получить только 100 рублей.

У работников коммерческих организаций размер суточных, можно так сказать, не ограничен. До вступления в силу Федерального закона от 22.08.2004 № 122 в статье 168 ТК РФ говорилось, что «размеры возмещения не могут быть меньше размеров, установленных Правительством Российской Федерации…». Теперь этого нет, и размер суточных может начинаться от одного рубля, а верхним пределом не ограничен.

Размер суточных определяется локальным нормативным актом организации, но при его определении необходимо помнить, что суточные не облагаются налогом на доходы физических лиц в пределах 700 рублей по России и 2500 рублей за границей за каждый день командировки. Суммы, превышающие указанные значения, подлежат налогообложению в соответствии со статьей 217 НК РФ.

Пример расчета командировочных

Допустим, начальник отдела технического контроля А.В. Васильев отправляется в командировку 22.01.2019 на 12 дней. В период с 22.01.2018 по 21.01.2019 всего 246 рабочих дней. Исключаем период нахождения в ежегодном оплачиваемом отпуске — 20 рабочих дней, 10 рабочих дней за период временной нетрудоспособности. Итого 216 отработанных дней.

За отчетный период зарплата Васильева составила 540 000 рублей (45 000 рублей × 12 месяцев).

Средний дневной заработок составил 2500 рублей (540 000 рублей / 216 отработанных дней).

Васильев уезжает в служебную поездку на 12 дней, следовательно, суточных он получит 8400 рублей (700 рублей × 12 дней).

Таким образом, размер командировочных составил 33 400 рублей (2500 рублей × 10 дней командировки (потому что на период командировки выпадают два выходных дня) и плюс 8400 суточных).

Ради интереса проверяем расчеты на калькуляторе.

Цифры совпадают. Только при самостоятельных расчетах мы потратили минут 10-15, а калькулятор выдал результаты мгновенно.

Расчет расходов на проезд

Если в организации не предусмотрена процедура заказа и оплаты проездных документов, работник может самостоятельно организовать свою поездку к месту командирования и обратно, заказав и оплатив билеты из суммы выданного ему аванса.

Чтобы работники не летали бизнес-классом или не отправлялись на поездах в спальных вагонах, работодатели могут установить определенные ограничения на расходы, как это сделано для госслужащих в Постановлении Правительства от 02.10.2002 № 729.

Ограничения по расходам на проезд к месту служебной командировки и обратно:

• железнодорожным транспортом — только в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
• водным транспортом — в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
• воздушным транспортом — в салоне экономического класса;
• автомобильным транспортом — в автотранспортном средстве общего пользования, кроме такси.

Расчет командировочных по найму жилого помещения

Он производится аналогично с расходами по проезду. Постановление Правительства № 729 ограничивает расходы госслужащих по найму жилых помещений 550 рублями в сутки.

Однако Правительство постановило, что расходы, превышающие указанные размеры, а также иные расходы, связанные со служебными поездками (при условии, что они произведены работником с разрешения или с ведома работодателя), могут возмещаться за счет экономии средств организации по соответствующей статье расходов.

Расчет иных командировочных расходов

Иные расходы могут быть, но не у всех, потому что:

• размеры этих затрат не ограничены;
• все они подлежат возмещению только при условии, что руководство организации знало и заранее разрешило тратить эти деньги, например, на обед во время деловых переговоров;
• должны быть обоснованы производственной необходимостью (к этому очень любят придираться проверяющие органы, особенно налоговые).

Входят ли командировочные в расчет отпускных

Да, входят. И более того, влияют на расчет отпускных, потому что отпускные рассчитываются на основании фактически начисленных работнику денежных выплат за период, который равен 12 месяцам. А так как командировочные рассчитываются по среднему, размер денежных выплат в месяце, в котором работник был в командировке, может оказаться меньше, чем если бы сотрудник в командировку не ездил.

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ

Работа некоторых сотрудников неразрывно связана с командировками. Выезд в другие города, регионы и страны является для них неотъемлемой частью эффективного производственного процесса.

Командировки могут быть вызваны необходимостью личного участия в деловых переговорах, обмене опытом, заключении сделок и т.д.

Как только руководство компании принимает решение о командировке кого-либо из сотрудников, бухгалтерия предприятия озадачивается целым рядом вопросов, в частности, о том, как правильно оформить, посчитать и провести служебную командировку. В данной статье мы подробно поговорим о служебных командировках, их порядке и расчете.

Что считается служебной командировкой

Понятие служебной командировки расшифровывается довольно просто: это отъезд работника по распоряжению начальства в другие населенные пункты для выполнения каких-либо поручений на строго определенный срок.

При этом за сотрудником предприятия на время отсутствия по постоянному месту работы сохраняется рабочее место, а также средняя з/п.

Кроме того, организация обязана возместить все расходы, связанные с командировкой.

Кого можно, а кого нельзя отправлять в командировку

Приказом руководства командировать со служебными поручениями можно любого сотрудника предприятия, имеющего подходящую для выполнения выездных задач квалификацию и опыт работы. Но есть исключения.

В командировку нельзя отправлять женщин, ожидающих рождения ребенка, имеющих малолетних детей; работников, которым не исполнилось 18 лет, а также тех, кто ухаживает за больными близкими или детьми-инвалидами.

Во всех этих случаях, выполнение работ вне рабочего места возможно только при личном письменном согласии конкретного сотрудника и отсутствии врачебных противопоказаний.

Что оплачивает работодатель в качестве командировочных

Оплата командировочных – четко регламентированная ТК РФ часть расходов предприятия. Для соблюдения установленных законом норм, бухгалтеру следует знать, что к ним относятся:

• суточные , т.е. расходы на питание, проезд, проживание и т.д.. Суточные выдаются авансом, на основе приказа руководителя, непосредственно перед отъездом работника в командировку. Не имеет значения, в какой форме будут переданы суточные – наличными средствами на руки или через безналичный перевод на банковскую карту.

  После возвращения, командировочный должен отчитаться перед бухгалтером о расходах во время поездки со всеми подтверждающими документами (чеками, билетами и т.п.).

  В зависимости от затрат, он либо получает дополнительные деньги (если аванс, полученный в качестве суточных был превышен), либо возвращает в кассу остаток.

• оплата з/п сотрудника за дни проведенные в командировке. В данном случае оплата за командировочные дни начисляется одновременно с оплатой за все остальные дни месяца и выплачивается в общем порядке, в день выдачи ближайшей зарплаты.

Оплата командировочных

1. Для начала нужно вычислить количество дней, фактически отработанных командировочным в расчетном периоде. Если сотрудник давно работает на предприятии, то за расчетный период берем год, то есть 12 месяцев перед отъездом работника в командировку. Если он работает меньше года, то расчетным периодом будет считаться время с момента трудоустройства;

   Внимание: Каждый бухгалтер должен помнить о том, что при расчете командировочных можно учитывать только рабочие дни!

   Календарные дни, как при расчете, например, отпускных, учитывать не нужно. Также из расчетного периода необходимо исключить время, проведенное в предыдущих командировках, в отпусках, на больничных, в отгулах и т.п.

2. Следующее, что нужно сделать для правильного расчета командировочных – определить величину среднего заработка в расчетный период. Сюда включаются все выплаты по системе оплаты труда, принятой на предприятии, за минусом выплат на социальную и материальную помощь, а также отпускных и больничных – их при вычислении средней з/п учитывать не надо;

   Важно! Бывает, что в то время, пока сотрудник компании находится в командировке, руководство предприятия принимает решение о пересмотре тарифов и окладов в сторону повышения.

   В этом случае для верного расчета командировочных, необходимо обязательно проиндексировать и средний заработок командировочного.

3. Третьим пунктом будет вычисление средней заработной платы за день и, в конечном итоге, суммы командировочных. Здесь все просто: з/п за расчетный период надо поделить на те дни, которые были фактически отработаны, опять же, в расчетный период. После этого результат деления нужно умножить на то количество дней, которые были проведены в командировке. Полученная в итоге сумма и будет являться суммой командировочного.

К сведению! Не следует забывать о том, что командировочные облагаются налогом на доходы физических лиц (НДФЛ)!

Исключения составляют, ситуации, если ежедневная сумма суточных не выше 700 рублей при командировке по России и не выше 2500 рублей – при выезде за границу.

Особенности выплаты командировочных

В некоторых случаях бухгалтерии предприятия при расчете командировочных приходится использовать дополнительные методы начисления. Разберем их подробнее.

• Доплата до среднего оклада . Иногда происходит так, что при вычислении командировочных, итоговая сумма, которую получает на руки командированный сотрудник, существенно меньше той, что он получил бы, находясь на своем рабочем месте, без отъезда. В этом случае руководство предприятия вправе разрешить бухгалтерии доплатить ему командировочные до фактической заработной платы.

  Как показывает практика, в подавляющем большинстве случаев именно так и происходит, поскольку в ухудшении материального положения командировочных, руководители компаний, как правило, не заинтересованы.

• Выходные в командировке . Иногда командировки длятся не пару-тройку дней, а несколько недель, соответственно, некоторые дни в командировке . Что делать в таких ситуациях? По закону, если в эти дни сотрудник фактически не работал, то оплачивать их не нужно. Но если ему все же приходилось выполнять свои должностные обязанности, то в этом случае ему полагается, не менее чем двойная оплата труда.

  В качестве варианта компенсации за работу в выходные дни, по ТК РФ, вместо двойной оплаты может быть предоставлено право последующего отгула за отработанный выходной.

• Работа по совместительству . Ситуации, когда сотрудник сначала работает как совместитель, и только затем принимается в штат предприятия, встречаются не так уж и редко. При таком положении дел, средний заработок сотрудника нужно считать за предыдущий календарный год, включая и то время, когда он был совместителем. Понятно, что в этом случае величина среднего заработка будет меньше.

  Но есть пара законных методов для повышения средней з/п в пользу сотрудника. Первый заключается в том, чтобы прописать в коллективном договоре компании, что расчетный период для вычисления командировочных считается с момента зачисления работника в штат. Второй – нужно своевременно уволиться с совместительства и перейти на штатную работу в организацию.

Как видно из вышеприведенных сведений, расчет командировочных имеет свои тонкости и особенности. Для того, чтобы правильно их рассчитать, соблюсти нормы российского законодательства и при этом не нарушить прав сотрудников, важно учитывать все нюансы. Как правило, опытный, грамотный бухгалтер всегда вовремя знакомится со всеми нововведениями в Трудовой кодекс РФ по этой части и не допускает ошибок, сохраняя права как работника так и организации.