Что такое код подразделения организации. Все, что нужно знать про штатное расписание

^ Что такое «код структурного подразделения»

Код структурного подразделения обычно обозначает место структурного подразделения в иерархической структуре организации. Он также присваивается для удобства ведения документооборота (особенно это касается крупных предприятий). Посредством кодирования обозначается место более мелких подразделений в структуре крупных. Например, в составе департаментов есть управления, в составе управлений – отделы, в составе отделов – группы. Если департамент обозначается цифровым кодом 01, то управление в составе департамента соответственно будет иметь нумерацию 01.01. Таким же образом обозначаются отделы и группы.

^ Как заполнять графу «профессия (должность)»

Данная графа заполняется в строгом соответствии с тарифно-квалификационными справочниками и Общероссийским классификатором должностей служащих и профессий рабочих. Последовательность заполнения этой графы по каждому структурному подразделению является индивидуальной, с учетом специфики конкретной организации. Как правило, сначала располагаются должности руководителя структурного подразделения, его заместителей, далее – ведущих и главных специалистов, потом должности исполнителей. Если в составе структурного подразделения есть как инженерно-технический персонал, так и рабочие, необходимо выделить сначала ИТР, затем рабочих.

^ Что такое «штатная единица»

Штатная единица – это должностная или рабочая единица, предусмотренная штатным расписанием предприятия. Как правило, количество штатных единиц организаций, финансируемых из федерального или регионального бюджета, определяется вышестоящими организациями. Количество штатных единиц коммерческого предприятия определяется его потребностями в тех или иных видах работ, степенью срочности их выполнения и экономической целесообразностью.

^ Как установить оклад (тарифную ставку)

Под окладом (тарифной ставкой) в соответствии со ст. 129 ТК РФ понимается фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда (трудовых обязанностей) определенной сложности (квалификации) за единицу времени.

Тарифные ставки – инструмент тарификации оплаты труда работника в организациях, финансируемых из федерального бюджета в соответствии с Единой тарифной сеткой. Коммерческие организации устанавливают размер окладов, исходя из своих финансовых возможностей.

Здесь необходимо отметить, что размер оклада или тарифной ставки в соответствии со ст. 133 ТК РФ не может быть ниже законодательно установленного минимального размера оплаты труда. Также нужно учитывать, что в размер минимального размера оплаты труда не включаются доплаты и надбавки, премии и другие поощрительные выплаты, выплаты за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, за работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, иные компенсационные и социальные выплаты.

При установлении должностных окладов или тарифных ставок необходимо помнить, что в штатном расписании можно отразить лишь размер оклада или тарифной ставки, поэтому учесть фонд оплаты труда полностью невозможно. Это обусловлено тем, что на предприятиях со сменным графиком работы оплата труда работников, получающих должностной оклад, увеличивается на размер доплат за работу в ночное время, а труд работников, заработная плата которых исчисляется из размера тарифной ставки, оплачивается в зависимости от числа проработанных часов в конкретном месяце и бывает различным. В большинстве организаций размер месячного фонда оплаты труда для отражения в штатном расписании рассчитывается из среднего числа рабочих часов и принимается условно равным 166 часам в месяц.

Для рабочих, труд которых оплачивается по сдельной системе, в штатном расписании устанавливаются, как правило, тарифная ставка или оклад, которые в зависимости от специфики организации рассчитываются по определенным методикам.

При установлении оклада следует руководствоваться требованиями, содержащимися в актах трудового законодательства, а также локальными нормативными актами – Положением об оплате труда в организации, Положением о премировании и др.

^ Что такое «надбавки и доплаты»

В унифицированной форме № Т-3 есть несколько граф, объединенных общим названием «надбавка». В действующем сегодня Трудовом кодексе РФ не содержится четких определений понятий «надбавка» и «доплата».

Руководствуясь общепринятыми установками, можно обозначить доплаты как выплаты, начисляемые работникам к окладам (тарифным ставкам) за особые условия труда или режим работы. Доплаты производятся работникам, занятым на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда. Конкретный размер доплаты устанавливается работодателем с учетом мнения представительного органа работников либо коллективного договора или оговаривается в трудовом договоре. В настоящее время во многих бюджетных организациях действуют отраслевые нормативные правовые документы, которые регулируют размеры повышения заработной платы работников отрасли.

Надбавки к заработной плате – это стимулирующие выплаты сверх установленного должностного оклада, которые стимулируют работников к достижению более высоких производственных показателей, повышению профессионального мастерства и производительности труда. Как правило, надбавки устанавливаются по результатам аттестации работников решением квалификационной или аттестационной комиссии.

До момента введения на законодательном уровне определений понятий «надбавка» и «доплата» разграничить или систематизировать данный вид выплат затруднительно. Главное, что необходимо учитывать при формировании штатного расписания, – это две основные формы выплаты надбавок и доплат. Первая форма – процентная – устанавливается в процентах от должностного оклада, и в случае пересмотра размера оклада (ставки) автоматически меняется размер надбавки (доплаты). Вторая форма выплат – надбавка или доплата, установленная в виде фиксированной суммы. Такая выплата оставается постоянной при изменении размера оклада (ставки), если иное не предусмотрено коллективным договором, трудовым договором или локальным нормативным актом. При установлении в штатном расписании доплат или надбавок в соответствующей колонке делается пометка о том, в каком размере и за что установлена данная надбавка (доплата).

Один из наиболее часто задаваемых вопросов – как сделать так, чтобы работники, занимающие одинаковые должности, получали бы зарплату, соответствующую уровню их квалификации, и при этом соблюдались бы принципы равенства, заложенные в Трудовом кодексе РФ. У этой задачи решения могут быть разными – все зависит от профессионализма руководящего состава. При поиске собственного решения необходимо оценить существующую систему оплаты труда на предприятии. Но в основном эта проблема решается путем установления «стандартного» оклада для всех сотрудников, работающих по данной должности или профессии, а оплата труда более квалифицированных работников производится путем установления персональных надбавок на определенный период. При подтверждении работником своей квалификации приказом руководителя предприятия надбавка устанавливается на следующий период.

^ Что такое «месячный фонд заработной платы»

Месячный фонд заработной платы – это суммарные денежные средства, которые предусмотрены штатным расписанием и системой оплаты, действующими на предприятии, для выплаты работникам. Месячный фонд оплаты труда более точно должен быть заложен в соответствующие статьи бюджета предприятия на определенный месяц.

^ Когда в штатное расписание вносятся изменения

Изменения в штатное расписание вносятся при сокращении численности или штата работников. При сокращении численности исключаются отдельные единицы, а при сокращении штата – отдельные подразделения. При этом работники, замещающие сокращаемые должности или работающие по сокращаемым профессиям, подлежат увольнению по соответствующим статьям Трудового кодекса РФ.

^ Можно ли вносить изменения в унифицированную форму № Т-3

Как сказано в постановлении Госкомстата России от 24.03.99 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации», в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных форм остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа); удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом компании.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значимости показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

^ 5. Анализ различных сторон деятельности персонала

Анализ различных сторон деятельности персонала подразумевает регулярные процедуры по выяснению состояния кадров, их нормативному составу, половозрастной структуре, образованию и т. д. В различных организациях анализу подвергают самые разные стороны деятельности, поэтому бюджет на эти цели разрабатывается индивидуально и может быть самым различным. Мероприятия по анализу в большинстве своем проводятся силами службы персонала и относятся на себестоимость содержания данной службы, за исключением исследований и разработок, которые необходимо заказывать на стороне. Также может иметь место комплексный подход, когда тесты или методики с программным обеспечением заказывают на стороне, а исследования и анализ проводят собственными силами. Нередки случаи, когда крупные компании могут заказывать дорогие комплексные программы по анализу, например, психологического климата в коллективе или различные социометрические исследования. Данный бюджет может быть частью бюджета на оценку персонала и является самостоятельным обычно при условии наличия в компании центра затрат (например, менеджера по оценке или менеджера по внутрикорпоративным коммуникациям), который за него отвечает.

^ 6. Кадровая статистика и делопроизводство

Бюджет на кадровую статистику и делопроизводство может быть как самостоятельным, так и включенным в бюджет на анализ различных сторон деятельности персонала. Обычно кадровая статистика включает в себя анализ всех сторон управления персоналом, которые можно отразить в виде цифр. Данная статья бюджета может предусматривать установку различных программ по кадровому учету и их новых версий. Остальные статьи относятся, как правило, на себестоимость работы отдела персонала.

^ 7. Разработка процедур и регламентов

Бюджет на разработку процедур и регламентов, как и два предыдущих, является факультативным, но имеет важное значение для компаний, где проводятся реструктуризация или изменения. Потребность в составлении процедур и регламентов, как правило, высока у компаний с низким уровнем регламентации внутренних процессов. Данный бюджет может включать услуги консалтинговых компаний по разработке проектов положений о структурных подразделениях и различных регламентов деятельности. На нашем опыте можно смело утверждать, что лучше собственных сотрудников никто в компании не разработает и не опишет внутренние процессы, и соответственно их регламентацией и упорядочением тоже должны заниматься свои сотрудники. Это позволяет не только получить работоспособное положение, но и вовлечь в процесс его составления самих работников, что в значительной степени снижает риск отторжения работниками регламента, ведь все, что разработано самостоятельно, выполнять приятнее.

^ 8. Контроль за дисциплиной труда

Мероприятия, направленные на контроль за дисциплиной труда, имеют два вида направленности. Внутренний контроль включает в себя внедрение систем пропуска сотрудников на работу и учета использования рабочего времени. Внешний контроль осуществляется при помощи внешних охранных структур. Дисциплина труда включает в себя и понятие предотвращения потерь, о котором подробно рассказано в главе 7. Соответственно формируется и бюджет по данному направлению. В него включаются расходы, связанные с приобретением и обслуживанием корпоративных систем учета использования рабочего времени, затраты по их обслуживанию и обновлению. Данный бюджет может быть отнесен как к службе персонала, так и к службе экономической безопасности или службе автоматизированных систем управления.

^ 9. Работа с молодыми специалистами

Для более полного понимания концепции разработки бюджета, направленного на работу с молодыми специалистами и выпускниками учебных заведений, сделаем небольшое отступление и расскажем о ситуации, складывающейся в настоящее время на этом ответвлении рынка труда.

В современных условиях все более актуальными становятся проблемы трудоустройства выпускников вузов, наиболее полной реализации их профессионального и личностного потенциала. Дело в том, что уровень российского образования вызывает в настоящее время все больше нареканий. В отечественной системе образования появилось огромное количество направлений и нововведений, которые вызваны переходом страны на рыночные отношения. В начале 90-х годов прошлого века страна испытывала серьезный дефицит в квалифицированных менеджерах среднего и высшего звена, в квалифицированных экономистах ввиду отсутствия данного направления образования в советское время. Но и появившиеся как грибы после дождя факультеты менеджмента и экономики не смогли в полной мере удовлетворить потребности новой экономики в кадрах. Это было вызвано тем, что качество российского образования было мало ориентировано на потребности предприятий, быстро переходивших на рыночные условия хозяйствования. Немаловажным фактором в этот период было неправильное восприятие работодателем высшего образования, полученного специалистом. Предполагалось, что при наличии высшего образования человек может работать на любом участке производственного процесса, у него больше производительность труда, выше способность к адаптации в новых условиях. При таком подходе профессиональные навыки и умения, уровень образования, полученные молодым человеком в период обучения, стали для работодателя теми критериями, по которым проводился первоначальный подбор кандидатов. В процессе обучения большинство студентов вузов рассчитывает на предоставляемые высшим образованием долгосрочные выгоды. Раньше диплом высшего учебного заведения давал выпускнику уважение, престижную работу, высокую занимаемую должность. Но в последнее время «корочка» перестала быть пропуском в мир больших возможностей. Для того чтобы реализовать себя в послевузовской жизни, нынешним студентам уже на первых курсах необходимо строить свою карьеру, и это касается не только полученных знаний.

Представление об идеальном молодом специалисте в настоящее время различно как у работодателей, так и у выпускников. Это связано с тем, что действующая система образования находится в процессе реформирования и в вопросах подготовки специалистов редко соответствует современным стандартам, которые предъявляют к выпускникам работодатели. Не берусь утверждать однозначно, но, на мой взгляд, необходимо уделять больше внимания профессиональной ориентации студентов уже на первом курсе вуза, для того чтобы помочь им выявить ту сферу деятельности, в которой молодой специалист может наиболее полно реализовать свои возможности. Для самих студентов это означает, что необходимо как активно изучать сам предмет обучения, так и стараться как можно больше времени уделять профессиональной подготовке.

Среди требований, предъявляемых к молодым специалистам, выделяются не только фундаментальность их знаний, но и способность к инновациям, расширению сферы деятельности, готовность к постоянному самообучению. Новые повышенные требования предъявляются работодателями к управленческому персоналу: обладание знаниями о новых технологиях, способность пользоваться сложными процедурами принятия решений, готовность к риску, коммуникативные способности, высокая степень гибкости, умение работать с различными системами мотивации, достаточные знания для выбора сотрудников, умение руководить людьми и т. д.

Кроме того, во многих случаях наем молодежи более привлекателен с точки зрения минимизации расходов на приобретение и потребление рабочей силы, хотя в некоторых областях, например на управленческих позициях, просто необходим определенный опыт работы, и выпускники, не обладающие им, не могут занять соответствующее место в компании. Но вместе с позитивными факторами, влияющими на конкурентоспособность молодых специалистов, имеется ряд объективных характеристик, предопределяющих настороженное отношение к ним со стороны работодателей. К их числу можно отнести:

Недостаточность или отсутствие профессионального опыта в сочетании с завышенными требованиями к условиям и оплате труда;

Неопределенность трудовых и профессиональных интересов;

Социальную и психологическую нестабильность и др.

Рассмотренные выше факторы в значительной степени определяют особенности поведения молодежи в сфере занятости: высокую мобильность и динамичность, специфическую структуру ее занятости (предпочтение частного сектора экономики). Многие работодатели, в свою очередь, используют выпускников не в соответствии с полученным образованием и квалификацией, а исходя из потребностей компании.

В последние годы заметно и резкое изменение профессиональных предпочтений молодежи при выборе отрасли. Так, если раньше молодые люди не считали привлекательной занятость в торговле и общественном питании, то сегодня названные сферы деятельности, а также бытовое обслуживание они предпочитают производству и науке. Наиболее престижными выпускникам школ представляются профессии банковского служащего, менеджера, экономиста, юриста, коммерсанта. Ведущими мотивами профессионального выбора по-прежнему являются высокий уровень оплаты труда и престижность компании.

В связи с этим молодые специалисты должны развивать в себе гибкие механизмы приспособления к соответствующим изменениям на рынке труда.

Что в итоге получает работодатель, принимая на работу студента- Среди положительных моментов приема на работу студентов можно выделить следующие.

1. Отсутствие большинства стереотипов, присущих работникам со стажем, и наличие ярко выраженного стремления к новаторству, исследовательский интерес.

2. Социальная и профессиональная мобильность (отсутствие профессионального опыта и диплома делает молодых работников более гибкими).

3. Умеренность требований к размеру вознаграждения, обусловленная как нематериальным интересом (удовлетворенность работой, амбиции и т. д.), так и материальным – получить пусть даже и небольшие, но собственноручно заработанные деньги, делающие их самостоятельными и независимыми от родителей. Кроме того, студент ожидает, что, став специалистом, он получит желаемое вознаграждение в перспективе, а следовательно, пока можно согласиться и на меньшее.

4. Более высокая лояльность молодых специалистов, «воспитанных» внутри компании, и ориентированность на ее результаты по сравнению со специалистами, имеющими опыт работы и пришедшими с рынка труда.

Наряду с положительными моментами, конечно, существует ряд недостатков, которые иногда могут перевесить все преимущества. Среди них можно отметить следующие:

1. Требование к себе особого отношения и внимания. Кроме часто необходимого минимального дообучения, контроля на первом этапе существует потребность в постоянной оценке процесса работы студентов, получаемого результата, индивидуального вклада, даже когда студент является участником общего дела.

2. Непредсказуемость результата сотрудничества со студентами (они могут уйти к конкурентам, просто уехать из страны).

3. Кризис окончания, когда происходит обострение проблем, связанных с новым статусом, условиями быта, когда изменяется и сама цель, требования к работе, а в отношении девушек-студенток – это еще и сложности, связанные с изменением семейного положения (появление забот о семье, рождение ребенка ит. д.).

4. Отстраненность студента и ощущение временного положения, отсутствие идентификации себя с компанией и, как следствие, излишняя напряженность коллектива. В отношениях с коллективом также могут наметиться негативные тенденции, если студенту оказывается особое внимание (обучение, продвижение).

5. Недостаточное умение управлять собой и другими (взяв на себя слишком много, студент рискует не справиться, оставляя о себе впечатление как о безответственном работнике).

Чтобы избежать неприятных последствий при приеме на работу студентов или выпускников вузов, работодатели должны проводить довольно жесткий предварительный отбор, для того чтобы иметь правильное представление о профессиональной ориентированности, уровне подготовки и трудовом потенциале будущих работников. Для этого недостаточно просто собеседований или тестирования. Очень важно понять, как будущий сотрудник сможет влиться в коллектив, адаптироваться и когда он начнет приносить пользу. Важно, чтобы предприятие принимало непосредственное участие в процессе формирования практической составляющей обучения. Весь этот комплекс представляет собой программы работы с молодыми специалистами, которые разрабатываются компаниями с учетом отраслевых и региональных особенностей. В состав таких программ включаются:

Тестирование;

Изучение резюме и анкет;

Проведение деловых игр;

Решение ситуационных задач;

Составление планов практического обучения студентов и стажировок выпускников.

Они могут быть реализованы как службой персонала компании (при наличии подготовленных сотрудников), так и силами агентств, занимающихся трудоустройством молодых специалистов (при наличии у агентств достаточного опыта). В настоящее время имеются примеры успешного совместного сотрудничества молодых российских проектов в области Graduate Recruitment и российских подразделений крупных мультинациональных корпораций. Уже появляются российские компании, которые могут принять студента на перспективу, но в случае, если этот студент уже сейчас способен давать реальные результаты.

Что же вследствие таких программ получает студент- Первое и самое значительное – это опыт работы, взаимоотношений в трудовом коллективе, умение взаимодействовать с коллегами по работе, представление о принципах работы организации. Следующее немаловажное преимущество – информация и навыки работы с ней, которые помогают в дальнейшей трудовой деятельности. Еще один положительный момент – добавление новой позиции в резюме. И в последнюю очередь следует назвать деньги, потому что, как правило, на большие зарплаты студенты и выпускники рассчитывать не могут. В соответствии с этими тенденциями и строится бюджет, направленный на работу с молодыми специалистами и выпускниками.

Во время кризиса, как ни странно, работающие студенты оказались наиболее востребованной частью работников, в некоторых случаях замещая более опытных специалистов ввиду низких ожиданий по оплате труда и непритязательности.

Штатное расписание - нормативный организационно-распорядительный документ организации, с помощью которого оформляется структура, утверждается штатный состав и численность предприятия с указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности.

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве штатных единиц.

Форма штатного расписания

Для составления штатного расписания юридическим лицом или физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, предусмотрена унифицированная форма N Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты").

Данная форма не является обязательной для применения, а носит лишь рекомендательный характер.

Кто составляет штатное расписание

Штатное расписание может составляться любым работником, на которого возложена такая функция.

Такими лицами могут быть руководитель организации, руководитель отдела кадров, .

Сведения, прописанные в штатном расписании

Штатное расписание содержит следующие сведения:

наименование структурных подразделений;

наименование должностей, специальностей, профессий;

количество штатных единиц;

размер оклада и (или) тарифной ставки;

наличие и размер надбавки;

прочие сведения.

Порядок внесения сведений в штатное расписание

В унифицированную форму N Т-3 сведения вносятся по следующим правилам:

наименование организации указывается в точном соответствии с учредительными документам;

код по ОКПО содержит 8-разрядный идентификационный код предприятия или организации. Данные о нем содержатся в информационном письме органа государственной статистики;

"Номер документа". При первичном составлении штатному расписанию присваивается N 1, а в последующем применяется сквозная нумерация;

дата составления указывается текущая. Следует учитывать, что дата составления и время, с которого штатное расписание вводится в действие, могут различаться;

в строке "На период" указывается период действия штатного расписания, а также дата его ввода в действие;

в гриф утверждения документа вносятся реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден данный документ, а ниже указывается общее количество штатных единиц организации или предприятия.

При этом заполняются следующие графы:

графа 1 "Наименование структурного подразделения";

графа 2 "Код" предполагает указание номеров подразделений в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации;

графа 3 "Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации". Должности указываются в именительном падеже без сокращений;

в графе 4 "Количество штатных единиц" указывается предусмотренное в данной организации количество штатных единиц, в том числе неполных;

в графу 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр., руб." в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации, необходимо внести либо фиксированный размер оплаты труда работников в рублях, либо проценты или коэффициенты;

графы 6, 7 и 8 "Надбавки, руб." работодатель может заполнить, исходя из принятой в организации системы оплаты труда, а также из особенностей организации труда или режима рабочего времени;

графу 9 "Всего в месяц" возможно заполнить, если оклад и надбавки указаны только в рублях, без указания процентов и коэффициентов. При установлении оклада в рублях, а надбавок в процентах от заработной платы высчитать итоговую сумму представляется затруднительным. В этом случае в данной графе ставится прочерк, а в примечании указывается ссылка на документы, их устанавливающие;

графа 10 предусматривает внесение любой информации, относящейся к штатному расписанию, например ссылки на локальные нормативные акты организации, устанавливающие виды надбавок и их размеры.

Кто подписывает штатное расписание

Унифицированной формой N Т-3 предусмотрены следующие подписи:

Руководителя кадровой службы;

Главного бухгалтера.

Штатное расписание может быть подписано другими работниками.

В этом случае в форму вносятся дополнения, предусматривающие подписи других работников.

Штатное расписание может состоять из нескольких листов. В этом случае штатное расписание следует прошить его и пронумеровать.

Лица, подписывающие его, расписываются только на последнем листе в соответствующей строке.

При необходимости подписания каждого листа форма дополняется строками для проставления подписи.

Печать на штатном расписании проставлять не обязательно.

Утверждение штатного расписания

Штатное расписание утверждается приказом, который подписывает руководитель или уполномоченное лицо.

При этом право на издание документов об утверждении штатного расписания должно быть закреплено в учредительных документах.

Сроки утверждения штатного расписания

Законом не установлены ни количество штатных расписаний, которое должно быть у работодателя, ни конкретные сроки или периоды его изменения.

Таким образом, работодатель может регулировать данный вопрос самостоятельно.

Как правило, если в течение года в штатное расписание вносились изменения (в виде дополнений), то в начале календарного года с учетом данных изменений утверждается новое штатное расписание с целью удобства его применения в работе.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме "Зарплата и кадры" .

Штатное расписание: подробности для бухгалтера

Штатное расписание в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8»
Документ «Утверждение штатного расписания» (раздел «Кадры» – «Штатное расписание» – «Изменения штатного расписания» – кнопка «Создать» – «Утверждение штатного расписания»). Данный документ... документ «Изменение штатного расписания» (раздел «Кадры» – «Штатное расписание» – «Изменения штатного расписания» – кнопка «Создать» – «Изменение штатного расписания»). Его удобно...
Индексируем штатное расписание в «1С:Зарплата и управление персоналом 8»
Раздел « Кадры» – «Штатное расписание» – «Штатное расписание» и нажать ссылку « Изменить текущее штатное расписание» или же зайти... в раздел « Кадры» – «Штатное расписание» – «Изменения штатного расписания» и... вносить изменения в штатное расписание при помощи документа « Изменение штатного расписания ». Штатное расписание – не обязательный, но...
Штатное расписание учреждения здравоохранения
Оформления и корректировки штатного расписания медицинской организации. Штатное расписание учреждения здравоохранения является... труда учреждения. Сроки утверждения штатного расписания. Штатное расписание учреждения здравоохранения составляется по... Принципы составления штатного расписания. Процесс описан в порядке составления штатного расписания учреждениями здравоохранения... увольнения. Сроки хранения штатного расписания. Сроки хранения штатного расписания установлены Приказом Минкультуры...
Если в компании нет специалиста по охране труда
Какую должность занимает сотрудник согласно штатному расписанию. Если у него есть соответствующие... за совмещение, так как в штатном расписании организации отсутствовала должность, доплату за... по иной профессии (должности), предусмотренной штатным расписанием организации. Кроме того, вопрос о... труда при отсутствии ее в штатном расписании рассматривался специалистами Роструда на сайте... совмещении с должностью, не предусмотренной штатным расписанием, невозможно. Однако они не пояснили...
Можно ли сократить рабочий день в организации в связи со сложной экономической ситуацией?
Нужно ли вносить изменение в штатное расписание? По данному вопросу мы... не обязан вносить изменения в штатное расписание организации при введении неполного... работать на часть ставки. Штатное расписание же представляет собой документ, ... принятие решения об изменении структуры, штатного расписания, численного состава работников организации... в любое время вносить в штатное расписание изменения, влекущие как уменьшение... приведении количества штатных единиц в штатном расписании в соответствие с фактически...
«Справочник кадровика» – ответы на вопросы о работе в «1С:ЗУП 8»
Способа ведения штатного расписания: учет без ведения штатного расписания, учет с использованием штатного расписания без ведения... истории, учет с использованием штатного расписания... « Кадры » появится подраздел « Штатное расписание », в позиции штатного расписания появится возможность указать дату... в базу документа « Изменение штатного расписания » либо « Утверждение штатного расписания ». Подробная инструкция по...
Нормы труда на работы в организациях исполнительских искусств
... : Диапазон расчетных ставок Округление для штатного расписания Менее 0,13 Отбрасывается 0 ... работ). Обратите внимание: при формировании штатных расписаний учреждений рекомендуется использовать созданный в... труда интерактивный электронный сервис «Конструктор штатных расписаний учреждений культуры», размещенный в Интернете... оказанию учреждениям помощи в формировании штатных расписаний и использовании при работе в...
Неэффективное использование бюджетных средств в сфере образования
Необоснованное содержание сверхштатных единиц Под штатным расписанием (форма Т-3) понимается... п. 10 Положения № 583 штатное расписание федерального учреждения утверждается руководителем этого... обязанность работодателя знакомить работников со штатным расписанием. В ходе проверки было... по профессионально-квалификационной группе. Действующее штатное расписание учреждения не предусматривало должность « ... закупок. Кроме того, действующее штатное расписание учреждения не предусматривало должность «контрактный...
Нюансы выполнения дополнительной работы
Обязательном порядке должна быть предусмотрена штатным расписанием. И ситуация, когда работодатель поручает... , водитель-охранник), что отражено в штатном расписании и должностной инструкции. Бывает, что... при наличии свободных вакансий, предусмотренных штатным расписанием, иначе осуществление доплат за выполнение... -правового характера. Лучше включить в штатное расписание новую ставку или 0,5 ...
Сменная работа и суммированный учет рабочего времени
Такого учета возникает при формировании штатного расписания. Возникает вопрос какой нам необходимо... одной из смен в позиции штатного расписания и при принятии на работу... . Второй вариант – создать несколько позиций штатного расписания с разными графиками или вообще... однотипные графики, а также в штатном расписании для каждой позиции указывать режим...
Введение норм труда в организациях кинематографии
Труда и безопасности производства. Формирование штатного расписания В соответствии с п. 13 ... помощи в формировании учреждениями культуры штатных расписаний на основе типовых норм труда... разработан интерактивный электронный сервис «Конструктор штатных расписаний учреждений культуры» (размещен на сайте...
Временный перевод. Как он становится постоянным?
По должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации... этого следует внести изменения в штатное расписание: ввести в него новую должность... . Тогда просто вносятся изменения в штатное расписание и трудовой договор. В обоих... перевода устанавливается должностной оклад, предусмотренный штатным расписанием по должности главного бухгалтера в... .2019 зарплату в соответствии со штатным расписанием. Директор Колесников /В. И. Колесников...
О некоторых вопросах заключения гражданско-правовых договоров
Если такой должности нет в штатном расписании? Трудовым законодательством не установлена обязанность... (специальности), предусмотренной штатным расписанием организации. Но бывает, что должность штатным расписанием предусмотрена, а подходящего...
Нецелевое и неправомерное использование средств. Обзор арбитражной практики
Проверки контрольным органом установлено, что штатным расписанием в учреждении предусмотрено восемь штатных... труда в соответствии с утвержденным штатным расписанием персонала медицинской организации, участвующего в... по Территориальной программе ОМС. В штатное расписание по ОМС включаются должности согласно... выплачена после его включения в штатное расписание по ОМС при условии, что...

Со временем, руководствуясь накопленным опытом, процесс создания новых подразделений в конкретной организации можно унифицировать в локальном нормативном акте (например, в Регламенте создания внутренних структурных подразделений организации), который регулировал бы все эти и многие другие вопросы.
Но вначале приходится действовать, исходя из имеющейся фактической информации о создаваемом подразделении, и вырабатывать механизм его введения в уже функционирующую организационно-управленческую структуру в зависимости от специфики каждой организации.
Автор статьи предлагает вниманию читателей пошаговый алгоритм действий, предшествующих набору персонала во вновь создаваемое структурное подразделение, который в качестве пособия будет полезен для всех, кому приходится оформлять кадровые документы или разрабатывать локальные нормативные акты, регулирующие данный процесс.

Внутреннее структурное подразделение и его роль в организации

Любая организация должна иметь четко поставленные цели, соответствующие ее ресурсам и возможностям, а на основании последних формулируются основные задачи, решаемые для достижения этих целей. Поэтому каждая организация нуждается в хорошо продуманной структуре, которая обеспечит успех в бизнесе при наименьших затратах и в приемлемые сроки.
Организационная структура представляет собой систематизированную и упорядоченную совокупность частей - структурных подразделений и управляющих ими органов и лиц - с определенными областями управления, задачами и функциями, предполагающими подчинение и соподчинение всех участников.
Различают следующие виды структурных подразделений организации:
1. Обособленные структурные подразделения (то есть расположенные вне официального (указанного в учредительных документах) места нахождения организации (юридического лица)). Согласно статье 55 ГК РФ, статье 11 НК РФ, части 2 статьи 57, части 4 статьи 81 ТК РФ к ним относятся:
- филиалы;
- представительства;
- иные обособленные структурные подразделения организации.
2. Внутренние структурные подразделения организации. Как и обособленные, внутренние структурные подразделения не являются самостоятельными организациями (юридическими лицами). Но, в отличие от обособленных подразделений, внутренние не обособлены по территориальному признаку. Внутренние структурные подразделения (далее по тексту - структурные подразделения) в каждой организации называются по-разному: секторы, лаборатории, участки, цехи, бюро, отделы, службы, управления, департаменты, собственно подразделения и т.п. Часто в рамках одной организации имеется иерархия структурных подразделений с различными наименованиями (Пример 1).
Автор статьи призывает сотрудников подразделений, на которых возложена организация процесса создания внутренних структурных подразделений организации, подойти к данному вопросу с максимальной ответственностью, поскольку отсутствие рационального подхода к решению проблем, связанных с подготовкой и оформлением необходимых документов, может привести не только к трудовым спорам, но и иметь далеко идущие последствия. Автор статьи призывает сотрудников подразделений, на которых возложена организация процесса создания внутренних структурных подразделений организации, подойти к данному вопросу с максимальной ответственностью, поскольку отсутствие рационального подхода к решению проблем, связанных с подготовкой и оформлением необходимых документов, может привести не только к трудовым спорам, но и иметь далеко идущие налоговые последствия (например, для управляющих компаний).

М. В. Смольянинова,
начальник общеправового отдела инвестиционной компании

Российское законодательство предоставляет отечественным организациям возможность открывать обособленные подразделения. Порядок открытия обособленных подразделений и требования, предъявляемые к ним, детально описаны в отечественных нормативных актах. В результате создания обособленных подразделений им может быть присвоен ОКПО. В связи с этим существенное значение приобретает ответ на вопрос, как узнать ОКПО обособленного подразделения.

Общие положения об обособленных подразделениях

Гражданский кодекс Российской Федерации в редакции, действующей на текущий момент, допускает создание и существование юридических лиц, которые, наряду с другими субъектами хозяйственной деятельности, в той или иной степени участвуют в предпринимательской деятельности или создаются для достижения конкретных целей (ст. 48 ГК РФ).

Каждое юридическое лицо имеет право и может создавать обособленные подразделения (ст. 55 ГК РФ). Отечественное законодательство среди обособленных подразделений выделяет представительство и филиал. Важно помнить, что обособленные подразделения не являются юридическими лицами, а потому лишены правоспособности, присущей юридическим лицам.

ОКПО присваивается юридическим лицам и их обособленным подразделениям, а также индивидуальным предпринимателям.

Наряду с ОКПО, для идентификации субъекта хозяйственной деятельности применяются следующие коды: ОКОГУ, ОКАТО, ОКТМО, ОКВЭД, ОКФС, ОКОПФ.

Важно помнить, что ни ОКПО, ни иные коды, поименованные выше, не содержатся в выписке из Единого государственного реестра юридических лиц или в выписке из Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей.

Для того, чтобы узнать код ОКПО обособленного подразделения, можно воспользоваться специальным сервисом на сайте Росстата по адресу в сети Интернет: http://statreg.gks.ru/ .

Чтобы воспользоваться названным сервисом, необходимо знать ИНН или ОГРН основной организации, в отношении которой ищется ОКПО. После поиска сервис выдаст наименование обособленного подразделения и его ОКПО.

Расписание в штате из числа документов, в которые вносятся тарифы с надбавками, описание самих должностей и единиц штата. Оно составляется для каждого, кто находится на определенной должности, выполняя свои обязанности. В Трудовом Кодексе отсутствует норма, которая бы напрямую указывала на необходимость составления подобных документов, но есть хотя бы два аргумента в пользу оформления:

Легко вычислить сотрудников и посчитать то, что им надо выплатить. Не надо самим запоминать то, как устроена организация.
Наконец, может стать доказательством, когда применяются льготы по налогам, либо если часть расходов относится к себестоимости продукции.

Составление документа допускается с использованием бланков, разработанных компанией, но более удобный вариант – уже существующие унифицированные формы. Одна из них – № Т-3. Она состоит из десяти граф, но при необходимости добавляются новые. Если сведения отсутствуют, то строчку можно просто оставить пустой.

Первый шаг – определение полного и сокращенного наименования предприятия. Не обойтись без номера документа, даты и кода . Иногда руководители путаются в датах, требующих указания. Первым идет временной промежуток, по которому составлено расписание. После этого ставится дата, когда документ фактически оформлен официально, с подписями.

Если имеется в виду коммерческая организация, то по указанию наименований какие-либо ограничения отсутствуют. Есть лишь одно пожелание – не использовать иностранные слова, с которыми мало кто знаком.

Но иногда в организации от названия структурного подразделения зависят льготы, предоставляемые тем или иным категориям сотрудников. За соблюдение правил в этой сфере обычно отвечают кадровые отделы либо службы, организующие труд и оплату за него. Создаются специальные классификаторы для того, чтобы облегчить задачу и работу.

Отдельное внимание – предприятиям торговой сферы. У них нет структурных подразделений, зато введены отделы по продажам либо коммерции. Они тесно переплетаются с подразделениями, которые заведуют логистикой.

Документы в данной группе не утверждаются без со стороны руководителя или другого человека, наделенного соответствующими полномочиями.

Сначала идет графа 1 «Наименование». Ее заполняет руководитель в том порядке, который определяет самостоятельно. Лучше использовать определенную иерархию для того, чтобы писать о структурных подразделениях, начиная с администрации, и заканчивая обслуживающим персоналом.

Потом идет графа вторая, с кодом. Здесь перечисляются цифровые обозначения для любого подразделения. Тогда будет легче вычислять место, занимаемое тем или иным подразделением в общей структуре. Например, есть финансовый отдел, состоящий из двух подразделений – бухгалтерии и финансов. При обозначении общего департамента кодом 03 отделения обозначаются как 03.01, 03.02, соответственно. Использование трех цифр допустимо, когда работают еще более мелкие отделы.

Графа номер три для указания должности. Заполнение в иерархическом порядке тоже относится к удобным вариантам. Сначала руководители, затем подчиненные, и так далее до последнего отделения.

Стоит особое внимание уделить статье 57 Трудового Кодекса РФ. Она говорит о том, что обязательно соответствие между наименованием и справочниками по квалификации, которые выпускаются на территории нашей страны, среди них:

Квалификационный справочник для руководителей и других должностей
Классификатор общероссийского уровня, где описываются как сами должности, так и тарифные ставки для них

Штатное расписание: о количествах единиц

Этому вопросу посвящена графа, которая обозначается номером 4. Здесь допустимо использование, как целых чисел, так и их частей. Например, 0,25 и так далее. Правило распространяется и на .

Отображения требуют не только единицы штата, сохраняющиеся сейчас, но и работа, которая попала в раздел вакансий. Только при сохранении открытых должностей возможен прием новых сотрудников. Обязательное требование – включение вакансий в штатное расписание.

Не стоит заблуждаться – велика вероятность появления разницы между фактической работой и описанием единиц. К примеру, при введении совмещения, когда одна занята несколькими людьми, или если введен рабочий день, который дополняют неполные смены. Тогда сначала пишут о должностях, а потом о суммарном количестве единиц.

Информация по тарифным ставкам

Пятая графа для отображения зарплаты, определяемой по тарифным ставкам. Обязательно указание сетки по тарифам, главной единицей измерения при этом остаются рубли.

Использование так называемой «вилки» приводит к появлению дополнительных трудностей. Это значит, что вводится разный для одной и той же должности в разных условиях. Применение данного порядка ведет к тому, что законодательство нарушается. Оно обязывает установить равноценные тарифы для всех.

Документ должен содержать описание каждой должности с окладом одного размера. Кроме ситуаций, когда сразу у нескольких структур существуют одинаковые должности. Надбавки – один из инструментов, помогающих регулировать оплату за труд.

О надбавках в расписании

Графы 6, 7 и 8 используются как раз для отображения надбавок. Неважно, какой характер они носят – компенсационный или же стимулирующий. В этом разделе должны размещаться данные о поощрительных выплатах, доплатах, надбавках и . Они делятся по двум основным группам:

Утвержденные на уровне самой организации.
Имеющиеся в законодательстве, которые должны выплачиваться в любой ситуации.

Если речь о премиях, введенных на уровне законодательства – надбавки ставятся в минимуме. Например, северные надбавки оцениваются в 10%. На работу можно принять сотрудников, у которых различный стаж в той или иной сфере. Значит, в результате они получат различные компенсации.

Для установления надбавок используется несколько единиц измерения:

коэффициенты
проценты
денежный вид

Но не всегда возможно использовать что-то одно, потому иногда отдают предпочтение смешанным решениям. Легко добавляются новые графы, если имеющихся перестает хватать. При этом указываются абсолютно все виды , определенные в той или иной должности. Графа 9 играет роль итоговой. Здесь считают сумму по окладам, приходящимся сразу на все единицы штата. Не забываем о надбавках.

Как делать примечания и изменения в документе

Чаще всего эта графа вообще не подвергается каким-либо изменениям. Встречается всего несколько ситуаций, когда заполнение становится обязательным:

Когда причина надбавок – выполнение обязанностей либо оформление ученых степеней, тогда обязательным становится наличие ссылок на закон, который регламентирует выплату таких компенсаций. Графа 6 нужна для указания минимума по надбавкам. Нормы закона используются для определения фактических выплат.
При наличии так называемых сдельщиков в штате. Тогда в графе номер десять сообщают, какая именно система оплаты применяется в том или ином случае, и приводят ссылку на внутренний документ, регулирующий порядок оплаты.

Чаще всего расписание штата – это документ планового характера. Одному году равен оптимальный период действия, но нельзя заранее просчитать внесение всех изменений. Потому возникает ситуация, когда значительная часть информации переписывается. Для внесения корректировок существует два общепринятых решения:

Оформляется приказ о необходимости вносить корректировки.
Еще один касается утверждения новой версии.

Не допускается ситуация, когда из унифицированных форм удаляются отдельные . При изменениях обязательно оформление соответствующих бумаг с организационно-распорядительным содержанием. Графы в документах могут быть расширены либо сужены. Чтобы было удобно размещать, обрабатывать информацию, многие компании добавляют строки и вкладные листы. Отдельная графа используется для отображения сведений, связанных с приказом, утвердившим само расписание.

Обязательно ли ознакомление с документом?

Законодательство обязует знакомить сотрудников только с теми частями документов, которые непосредственно привязаны к исполняемым ими . Штатное расписание можно не показывать, если на трудовом договоре стоит подпись, подтверждающая, что человек ознакомлен со всеми бумагами, которые представляют интерес для него, и когда в соглашении есть все сведения, связанные со стандартными окладами и надбавками.

Дополнительные правила для изменений

Если изменения связаны с должностями, их оплатой или наименованием, то часто затрагивается тот персонал, что уже выполняет свои обязанности в той или иной должности. В связи с этим приходится вносить корректировки вообще во все бумаги, связанные с кадровым делом.

Из возможных перемен:

оклады
дополнительные обязанности
переименование отдела
переименование должности

Во всех этих ситуациях действует свой порядок корректировки кадровой документации.

Переименование должности

Изменение, которое не меняет оклада и не сказывается на непосредственных обязанностях. Но надо помнить, что название должности относится к существенным условиям в любом договоре. Изменение таких условий допускается по инициативе руководства либо при достижении соглашения между сторонами. Главное, чтобы сама функция сотрудника осталась неизменной. Об надо предупредить самого сотрудника не позднее, чем за два месяца до внесения.

Внесение корректировок станет невозможным, если у самого сотрудника есть возражения. Когда их нет – хорошо. Остается только записать все в форму Т-2 и трудовую книжку.

Те же правила действуют в ситуациях, когда меняется наименование структурного подразделения.

Изменения по окладам

В трудовых договорах условие относится к существенным. Обязательно направление предупреждения сотрудникам в письменной форме, минимум за 60 дней до введения корректировок. Им подвергается не только расписание штата, но и другие личные документы работников, например, трудовой договор.

Обычно для оформления любого и изменения руководитель выпускает отдельный приказ. В приказе надо указать следующие причины изменений:

Планово-экономические расчеты, произведенные соответствующим отделом
Оптимизация работы, связанной с управлением
Законодательство корректируется
Основа для производства расширяется либо сокращается
Проводят реорганизацию
Введены мероприятия, улучшающие эффективность
Совершенствование структуры

Главное – правильно оценить последствия, связанные с теми или иными действиями.

Как штатные расписания утверждаются?

Многие предприниматели предпочитают использовать валюты зарубежных стран при вычислении окладов с надбавками. Особенно это касается компаний, где значительная часть образована именно такой валютой, или где учредители – граждане зарубежных государств. При этом прямо в ТК РФ отсутствуют нормы, которые бы запрещали так поступать.

Главное – принимать во внимание сразу несколько законодательных норм. Например, те, которые касаются ставок и надбавок, стандартных окладов. Окладом называют перечисления с фиксированными размерами, в связи с выполнением обязанностей по должности. При определении данной выплаты не учитываются компенсации, поощрения и тому подобные расчеты. А вот ставки по тарифам только входят в зарплату. Они не должны меняться, пока действует трудовой договор. За исключением ситуаций, когда сторонам удается прийти к соглашению при определении должных сумм.

На практике чаще считают, что этот вопрос находится в компетенции того, кто руководит предприятием в настоящее время. Можно составить отдельный приказ, в котором обязанность по оформлению документа возлагается на того или иного сотрудника. Обязанности закрепляются также должностными инструкциями, трудовыми договорами.

Если предприятия небольшие, то составление расписаний становится обязанностью для тех, кто представляет кадровую службу: либо , юристы. А вот для крупных предприятий актуально перепоручение вопроса отдельному планово-экономическому подразделению, или отделу, который занимается вопросами заработной платы, условиями труда.

Штатные расписания для филиалов

Филиалы не могут иметь статус юридического лица. Значит, по отношению к сотрудникам они не выполняют функцию работодателя. Филиалы – это структурные части одного целого, как и: иные подразделения, сектора, отделы. Потому оформление расписаний с частичной схемой неправильно. Документ требуется для оформления структуры целого предприятия.

Свое расписание может оформляться у филиала только в том случае, если соответствующее дано руководителем. Если право дано, то в шапке пишут не наименование отдела, а полное имя самой организации.

Немного об утверждении и внесении изменений

При этом сам приказ должен содержать дату, когда составлено само расписание, и номер, под которым оно регистрируется. Порядок для утверждения можно указать в конкретных документах на предприятии, разрабатываемых самостоятельно. Если документы составлены с ошибками, то их утверждают только после внесения всех необходимых изменений.

Номер вверху справа – обязательный атрибут, без которого невозможна. Этот номер вносят в учетные журналы. Корректировки тоже требуют оформления приказа.

Расписания по штату входят в число местных документов-нормативов. В нем нужно отразить информацию не только о единицах в штатах, но и о размере оплаты труда. Они тоже устанавливаются нормативными актами, разработанными на самом предприятии. При этом для документа необязательно ставить печать организации.

Иногда на предприятии сначала составляются проекты нескольких расписаний, а затем они вводятся в единый документ. Такие бумаги тоже хранятся, но не более пяти лет. Обычные расписания хранятся на предприятии постоянно. Некоторые компании ведут переписку, решая вопрос о введении должности в структуру. Такая переписка хранится максимум три года.

Напишите свой вопрос в форму ниже