Договор на оказание услуг – сложный документ, требующий ответственного подхода. Спецификации составляются для того, чтобы уточнить некоторые нюансы, касающиеся самого договора. И процесса оказания услуг.
Оформление соответствующих документов вместе с приёмом самого товара производится только в том случае, если выполняются определённые требования. Среди них главные:
- Параметры качества.
- Способ упаковки.
- Количество единиц продукции.
Основная схема работы.
Допустимо наличие разницы между фактическими характеристиками и тем, что указано в нормативных документах.
Некоторые товары вообще выпускаются без привязки к конкретным нормативам. Потому их параметры отдельно оговаривается в основном контракте.
Спецификация – часть договорных взаимоотношений. Она конкретизирует некоторые моменты, связанные с поставкой. Для изменения текста спецификации достаточно оформить дополнительное соглашение к договору.
Составляется отдельный акт о том, что были выявлены расхождения. При условии включения обязательных реквизитов документ разрабатывается самостоятельно руководством предприятия. После чего происходит согласование с каждым из контрагентов.
Если документ создан при помощи автоматизированных средств, никаких специальных правил для него не устанавливается. Руководство организации вправе само решить, каким способом будет вести учёт. Достаточно в учётной политике указать способ, которым вносятся изменения в первичные документы.
Спецификация в сфере транспортных услуг
Определение и объяснение условий поставки – важный момент в деятельности транспортных компаний.
Ведь необходимо точно понимать, как между сторонами распределяются расходы, связанные с транспортом. Благодаря этому легче определить, в каких условиях закупка товара станет наиболее выгодной.
Для этого и составляются спецификации. В них есть возможность дать сведения, отсутствующие в основном договоре.
Практически у каждой такой фирмы есть постоянные перевозчики, которым только и доверяют работу с грузами.
Для каждого из товаров спецификации с описанием характеристик составляются письменно, в произвольной форме. Главное требование – как можно большее количество сведений, касающихся непосредственно товара.
Другие особенности транспортной сферы
Транспортные накладные согласовываются обеими сторонами. Часто это делается через электронные формы, либо с помощью факсов. Но такие накладные вызывают множество вопросов у налоговых органов, проводящих проверки.
Главное – следить за правильным указанием веса груза вместе с количеством коробок, в которых он перевозится. Документооборот организовать не так сложно, если соблюдать все правила, указанные в нормативных актах.
Правила являются общими для любых организаций, вне зависимости от того, в каких сферах деятельности они заняты. Даже транспортные компании подчиняются общим требованиям, у них есть лишь несколько особенностей.
Как создать макет спецификации в электронном виде – смотрите в этом видео:
Главная > Документ
Приложение 1
Спецификация на оказание услуг сотовой связи
для нужд администрации города Ставрополя
1. Количество абонентов – 37. 2. Местный доступ – 37 абонентов. 3. Междугородный и международный доступы, внутрисетевой роуминг – 37 абонентов. 4. Детализированный счет – по требованию. 5. Национальный и международный роуминг – 15 абонентов. Необходимый пакет услуг: - определение номера; - служба кротких сообщений (SMS); - удержание / ожидание вызова; - переадресация; - автоответчик; - выход в Интернет; - GPRS. 6. Гарантия на оказание услуг – в течение 12 месяцев.
Технические характеристики услуг | Требуемое значение |
|
Требования к сотовой связи |
||
1. | Возможность бесплатного подключения и качественной круглосуточной работы радиотелефонов стандарта GSM 900/1800; | обязательное условие |
2. | Возможность подключения дополнительного количества радиотелефонов Заказчика к его корпоративной сотовой сети; | обязательное условие |
3. | Возможность сохранения телефонных номеров при временном отключении; | обязательное условие |
4. | SIM-карты компании должны обеспечивать использование в любом аппарате, разработанном для системы GSM 900/1800 ведущими фирмами на рынке систем сотовой связи, с учетом внедрения ими новых разработок; | обязательное условие |
5. | Возможность сочетания в одном Контракте вариантов платежа (авансовый и кредитный); | обязательное условие |
6. | Возможность сохранения и подключения к своей сети используемых Заказчиком SIM-карт; | обязательное условие |
7. | Зоны обслуживания: г. Ставрополь, Ставропольский край, ЮФО, Россия, СНГ, Международная; | обязательное условие |
8. | Максимальная зона радиопокрытия в г. Ставрополе, Ставропольском крае, Южном Федеральном округе, в республиканских, краевых и областных центрах субъектов Российской Федерации; | обязательное условие |
9. | Надежная связь и защита от несанкционированного подключения; | обязательное условие |
10. | Возможность пользоваться Услугами других сетей радиотелефонной связи в России, СНГ и за рубежом (международный роуминг). | обязательное условие |
11. | Безроуминговое покрытие на территории ЮФО; | обязательное условие |
12. | Отсутствие абонентской платы за пользование шестизначными городскими номерами; | обязательное условие |
13. | Международный доступ; | обязательное условие |
14. | Запрет вызова; | обязательное условие |
15. | - (антиопределитель) вызова; | обязательное условие |
16. | Определитель вызова; | обязательное условие |
17. | Детализированный счет (бесплатно); | обязательное условие |
18. | Бесплатная замена поврежденной или утерянной SIM-карты в течение 12 часов с момента обращения Заказчика; | обязательное условие |
19. | Блокировка (разблокировка) SIM-карты по требованию владельца (в течение 2 часов с момента обращения) | обязательное условие |
20. | Временное резервирование номера; | обязательное условие |
21. | Прием/передача SMS-сообщений и MMS сообщений; | обязательное условие |
22. | Иные Услуги, предусмотренные техническими возможностями Исполнителя. | обязательное условие |
23. | Возможность бесплатного вызова экстренных оперативных служб: пожарной охраны, милиции, скорой медицинской помощи, службы спасения и других специфических Услуг, которые оговариваются на этапе заключения договора; | обязательное условие |
24. | Обеспечение круглосуточного бесплатного справочно-информационного обслуживания; | обязательное условие |
25. | Обслуживание абонентов персональным менеджером компании; | обязательное условие |
26. | Доставка выставляемых счетов курьером; | обязательное условие |
27. | Детализированный счет (бесплатно) с доставкой | обязательное условие |
28. | Гарантированное обеспечение конфиденциальности информации об абонентах муниципального заказчика, которая будет или может быть известна сотрудникам компании-оператора сотовой связи в процессе обслуживания номеров Заказчика; |
Спецификация является одним из приложений к договору, где стороны уточняют, конкретизируют его существенные условия. Так, спецификация к договору оказания услуг прописывает детально необходимые действия исполнителя, формулирует критерии оценки качества услуги, уточняет этапы, сроки, место предоставления услуг и стоимость каждого этапа.
В каких случаях спецификация необходима?
Спецификация делает текст договора более коротким, ясным и отражающим ключевые моменты. Позволяет вынести в неотъемлемое приложение и согласовать подробные технические характеристики услуги, конкретизировать цену каждой позиции и показать, каким образом формируется общая сумма договора и в какие сроки следует передать выполненный заказ.
Особенно нужна спецификация к договору оказания услуг в следующих случаях:
- Предмет сделки неоднороден по количеству, стоимости, качеству, срокам поставки или исполнения. К отдельным позициям заказчик или покупатель предъявляет особые требования и условия.
- Чёткое и конкретное описание услуги, указание количественных, качественных и стоимостных характеристик действий исполнителя снижает риск спорной ситуации между сторонами, обеспечивает действительность договора.
- Исполнение обязательств по каждой позиции разнесено во времени или в пространстве.
- Например, в одной из спецификаций для договора на оказание транспортных услуг оговорено, что транспортная компания везёт первый груз до склада получателя, а в другой спецификации к тому же договору заказчик забирает посылку сам на терминале перевозчика.
- При смешанных видах договоров. Например, когда договор оказания услуг содержит элементы договора поставки. Со спецификацией проще разграничить требования к каждой группе условий.
- Соглашение предполагает выдачу исполнителю или поставщику более одного заказа в период действия договора. В этом случае каждый заказ оформляется отдельной спецификацией в рамках условий одного договора. Такая ситуация характерна для договоров оказания транспортных услуг (образец приведен в конце статьи).
- В момент подписания договора нет возможности однозначно и подробно составить исчерпывающее описание услуги или отдельных её действий, этапов. Например, при разработке пакета конкурсной документации.
Активно применяются спецификации в качестве приложения к агентским договорам, когда посредник действует по поручению и за счёт другой стороны. При этом оказание услуг осуществляет агент, выступая в переговорах и сделках либо от своего, либо от имени принципала, что однозначно указывается в договоре агентирования вместе со схемой оплаты вознаграждения.
Таким образом, стороны в договоре описывают укрупненно предмет сотрудничества, общие принципы и подходы к формированию суммы договора и срокам исполнения обязательств. При этом детали и условия каждой отдельной транзакции «заказ — исполнение» подписывается в виде спецификации к договору возмездного оказания услуг (см. образец в конце статьи).
Когда можно обойтись без спецификации?
Прикладывать к договору спецификацию нет необходимости, если:
- Предмет и все важные условия сделки однозначно и кратко можно прописать в самом договоре.
- Цикл согласования и подписания нового договора у каждого из контрагентов короткий и он устраивает стороны.
- Контрагенты согласились и указали в договоре, что наименование услуги, её объем и стоимость определяется по товарным накладным, счетам, актам оказанных услуг и другим подобным документам. В этом случае важно указывать номер и дату договора в качестве основания в сопроводительных документах.
- Все особенности заказа прописываются в техническом задании, которое прилагается к договору как его неотъемлемая часть и подписывается сторонами.
Несмотря на то, что единая унифицированная форма спецификации к договору оказания услуг законом не установлена, в деловом обороте приняты определенные стандартные требования к её реквизитам и содержанию, с учетом практики разработаны рекомендуемые формы.
- В заголовке документа обозначают название — «спецификация», — дают ссылку на договор с указанием его даты и номера.
- Обязательно указывают день подписания спецификации. Если предполагается, что спецификаций будет больше одной, вводят их порядковую нумерацию.
- Место подписания приводят с целью, чтобы не было разночтений в применяемом праве, подсудности и подобных вопросах.
- В тексте спецификации желательно ещё раз называть договор, к которому относится спецификация, и прописать его предмет. Такое повторение позволяет в случае спорных ситуаций и опечаток более точно идентифицировать, условия какого договора распространяются на конкретную спецификацию.
- Подписывают документ лица, которым делегировано это право доверенностью или другим основанием. Некоторые организации в тексте договора прямо указывают, должность лица, которому поручено подписывать спецификации.
- Основное содержание спецификации, то есть информация об услуге и всех требованиях и детальных условиях, подаётся в повествовательной или табличной форме.
- Если условия конкретной спецификации действуют ограниченное время, следует отметить данный момент и указать, какие условия вступают в силу после такого момента.
- Завершают документ указанием полных реквизитов сторон и подписей уполномоченных должностных лиц.
Спецификация к договору оказания услуг подписывается теми же сторонами, что и сам договор. На подобные опечатки следует обратить внимание, если хозяйственная деятельность оформлена через нескольких юридических лиц со схожими наименованиями.
Договором можно предусмотреть, что стороны признают спецификации, подписанные и переданные друг другу по факсу или электронной почте. В этом случае в самом договоре необходимо указать соответствующие номера телефонов и адреса электронной почты сторон.
ТЕХНИЧЕСКАЯ СПЕЦИФИКАЦИЯ
на предоставление УСЛУГ ТЕЛЕКОММУНИКАЦИИ
Технические требования
1. Услуга подключения к Интернет:
1.1. по адресу: г. Астана, пр. Республики 32 ;
1.2. Подключение офиса Заказчика к сети Поставщика услуг должно производиться по проводным линиям связи (или по наземным сетям телекоммуникаций);
1.3. Скорость подключения: 4 096 Кбит/сек без ограничения трафика ( Unlimited );
1.4. Интерфейс подключения к локальной сети Заказчика – Ethernet ;
1.5. Поставщик должен обеспечить доступ к сети Интернет по протоколу TCP / IP . Должен обеспечиваться прямой доступ к сети Интернет без использования кэширующих серверов;
1.6. Реконфигурация на канале доступа в процессе последующей эксплуатации должна производиться по письменному обращению Заказчика или по согласованию с Заказчиком;
1.7. Для организации Заказчиком Интернет-сервисов на своей площадке Поставщик должен предоставить 1 блок по 8 зарегистрированным ( public ) IP адресов: 217.196.24.168 – 217.196.24.175.
2. Услуга подключения канала передачи данных:
2.1. Точки подключения, скорости передачи данных:
2.1.1. - г. Астана, пр. Республики, 32 – ул. Ауезова,Кб/с;
2.1.2. - г. Астана, пр. Республики, 32 – пр. Кабанбай батыра, 19, блок А - 1 024 Кб/с.
3. Срок предоставления услуг не более 1 (одного) календарного дня с момента подписания Договора.
Требования к сети Поставщика услуг
4. Поставщик должен иметь каналы доступа к зарубежным сегментам сети Интернет, каждый из которых поддерживает скорость не менее 70 Mb / s .
5. Поставщик должен иметь не менее 2-х независимых друг от друга каналов доступа в зарубежные сегменты сети Интернет.
6. Максимальная задержка сигнала на внешних каналах Интернет не должна превышать 0,2 сек. (при проведении тестирования на незагруженных каналах с помощью пакетов стандартного размера утилиты PING протокола ICMP ). Загрузка магистральных каналов сети Поставщика и каналов Интернет не должна превышать 80%.
7. Все оборудование Поставщика, используемое для предоставления услуг Заказчику, должно иметь сертификаты соответствия стандартам Республики Казахстан.
8. Поставщик должен быть сертифицирован по следующим международным стандартам:
- ISO 9001:2000 «Система Менеджмента Качества»;
ISO 14001:2004 «Системы Экологического менеджмента»;
OHSAS 18001: 2007 «Системы Менеджмента охраны труда и техники безопасности »;
ISO/IEC 27001:2005 «Система менеджмента информационной безопасности »
9. Поставщик должен иметь сертифицированный персонал (не менее 2-х) на тип оборудования, задействованного в оказании услуг.
Требования по сервисному обслуживанию
10. Услуга может быть недоступной не более 24 часов совокупно за весь месяц оказания Услуги .
11. Сеть Поставщика должна иметь круглосуточную службу поддержки Заказчика. Служба поддержки обеспечивает круглосуточный контроль состояния сети, оперативное устранение неисправностей, время устранения повреждений оборудования в г. Астана – не более 5 часов.
12. В случае нарушения доступа к СПД в подразделении Заказчика, Поставщик совместно с Заказчиком должен проводить необходимые мероприятия для восстановления доступа, а также консультации специалистов Заказчика по настройке сетевого оборудования. В случае необходимости, Поставщик обеспечивает выезд технических специалистов службы поддержки на площадку Заказчика.